adresář

Datový fond poskytuje jednoduchý adresář, který poskytuje přehled o všech osobách zapo-jených do projektu a poskytuje nejdůležitější kontaktní údaje. Všechny osoby s vlastním účtem jsou automaticky uvedeny v adresáři a každý uživatel má také možnost přidat do adresáře další adresy. Právo vytvářet nové adresy a skupiny adres může být omezeno vedením projektu.

V adresáři jsou k dispozici následující funkce:

• Vytvořit novou adresu:
  • Toto tlačítko lze použít k vytvoření nové adresy, pokud máte potřebná práva.
• Exportovat seznam adres:
  • Funkce nabízí možnost exportovat všechny adresy jako soubor Microsoft Excel. Po potvrzení bezpečnostní výzvy se zahájí stahování seznamu adres.
• Hledání:
  • Vyhledávací pole lze použít k vyhledání libovolného názvu nebo označení. Se znakem "*" jako zástupným symbolem se prohledávají také části slov. Ve výsledku se zobrazí všechny adresy, které obsahují hledaný výraz.
• E-mail:
  • Kliknutím na e-mailovou adresu se vytvoří nový e-mail a vybraná adresa se zadá jako příjemce.
• Upravit zadání adresy:
  • Kliknutím na ikonu se otevře adresa pro úpravu. Můžete také upravit adresy vytvořené jinými uživateli.
• Smazat záznam adresy:
  • Kliknutím na ikonu adresu odstraníte. Smazat můžete pouze adresy, které jste si sami vytvořili.
• Účastníci datového fondu:
  • Všechny osoby, které mají účet v datovém fondu jako účastníci projektu, jsou označeny modrým symbolem na levém okraji zobrazení. Záznamy účastníků datového fondu nelze upravovat ani mazat.
• Osobní kontakt:
  • Položky adresy, které byly označeny jako osobní kontakt, jsou označeny zelenou ikonou na levém okraji zobrazení.
• Vytvořit novou skupinu:
  • Pokud máte potřebná práva, lze na kartě "Skupiny" vytvořit novou skupinu adres. Nově vytvořené skupiny adres lze použít pouze k odesílání e-mailů a nejsou k dispozici jako autorizační skupiny pro dokumenty.

Adresy jsou systémem seřazeny podle příjmení. Alternativně můžete kliknutím na označení v záhlaví adresní oblasti třídit podle společnosti, oboru nebo funkce, abyste rychleji našli požadovanou osobu.