Úprava dokumentů

Dokumenty bez pracovního postupu může tvůrce kdykoli upravit a práva k úpravám lze také přiřadit třetím stranám v sekci autorizace. Dokumenty s pracovním postupem lze upravovat pouze v případě, že pracovní postup ještě nebyl spuštěn. Kromě samotných souborových příloh lze změnit také název dokumentu, složky pro podání nebo oprávnění.

Pokud již byl pracovní postup spuštěn, tvůrce již nemůže dokument měnit a práva k úpravám má pouze aktivní recenzent. Všechny změny jsou podrobně zdokumentovány v protokolu zpracování, což dává všem uživatelům jistotu, že soubory, které byly nahrány a zkontro-lovány prostřednictvím pracovního postupu, budou později reprodukovány beze změny a vytvoří tak konzistentní dokumentaci.

Dokumenty s pracovním postupem nelze po dokončení revize odstranit. Pokud sdílené do-kumenty již nejsou relevantní, je nutné je přesunout do archivu pomocí funkce "archiv". Dokumenty s dokončeným pracovním postupem může archivovat pouze tvůrce a redaktoři s plnou kontrolou. Pokud jsou vyžadována i archivační práva, může je správce systému přiřadit konkrétním osobám.

ÚPRAVY DOKUMENTŮ

Úprava existujících dokumentů v datovém fondu:

1. Najděte dokument, který chcete změnit, v zobrazení pomocí složek pro ukládání a funkcí vyhledávání.
2. Otevřete dokument kliknutím na štítek.
3. Klikněte na tlačítko "Upravit“.
4. Proveďte požadované změny.
5. Uložte změny kliknutím na tlačítko "Uložit" nebo "Uložit a zavřít" nebo "Uložit a odeslat infomail“. Změna je dokončena.

V existujícím dokumentu lze upravovat následující položky:

• Označení
• Kapka
• Hesla
• Přílohy
• Sekce oprávnění
• Poznámky

Změny v dokumentu může provádět pouze tvůrce. Má-li být dokument upravován i jinými osobami, musí být zapsány jako autorizované editory nebo jako editory s plným přístupem. Na rozdíl od autorizovaných editorů je také možné změnit oprávnění a vytvářet nové verze s plnými přístupovými právy.

POZORNOST

Relevantní změny v dokumentu jsou zdokumentovány v protokolu zpracování a mohou si je prohlížet všichni uživatelé. Kromě uložení dokumentu se do editačního protokolu zaznamenávají změny autorizace a přiložených souborů.

Při mazání souborových příloh se přesunou do koše a v protokolu zpracování se vytvoří od-povídající záznam s odkazem na smazaný soubor. Tím je zajištěno, že není možná žádná manipulace.