Verzování

Díky verzování vás datový fond podporuje při správě plánů a dokumentů a zajišťuje, že v zobrazení je k dispozici pouze nejnovější verze. Pro každý dokument nebo list je v zobrazení zobrazen pouze jeden řádek bez ohledu na to, kolik verzí již bylo vytvořeno.

Kromě toho je možné si při nahrávání plánů nebo dokumentů nechat systémem vytisknout QR kód, pomocí kterého lze kdykoli zkontrolovat stav plánu pomocí chytrých telefonů. Díky tomu je možné v reálném čase, a to i na staveništi, zjistit, zda je stávající plán stále platný.

Verzování dokumentů a plánů

V závislosti na konfiguraci mohou být typy dokumentů a plánů vybaveny verzováním. Rozlišuje se mezi upravitelnou a vynucenou správou verzí.

Díky editovatelnému verzování se uživatel může rozhodnout, zda změní stávající dokument nebo vytvoří novou verzi. Při vynuceném verzování již není možné dokument po uložení upravovat, takže pro změny je nutné vytvořit novou verzi.

VERZOVÁNÍ DOKUMENTŮ A PLÁNŮ

Chcete-li vytvořit novou verzi dokumentu:

1. Otevřete existující dokument, ze kterého chcete vytvořit novou verzi.
2. Klikněte na tlačítko "Nová verze" zahájíte správu verzí dokumentu.
3. V dialogovém okně potvrďte "Podívejte se na správu verzí" vytvoření nové verze kliknutím na tlačítko "Odhlásit". Systém rezervuje existující dokument, aby jej ochránil před úpravami jinými uživateli, a vytvoří novou verzi dokumentu.
4. Proveďte požadované změny v nové verzi dokumentu. Kromě názvu a složky úložiště lze změnit také přílohy souborů, klíčová slova a oprávnění.
5. Dokončete úpravy nové verze kliknutím na "Uložit a vrátit se změnami v nové verzi". Nová verze dokumentu se uloží a nahradí původní dokument v zobrazení datového fondu. Zároveň se aktualizuje index v záhlaví dokumentu, který automaticky čísluje verze.

Koncept nové verze je kopií aktuální verze a obsahuje také všechny přílohy z poslední verze. Všechna vstupní pole lze upravit, staré přílohy lze smazat kliknutím na koš a výběrem nových souborů pomocí tlačítka "Nahrát soubory" .
Přílohy, které se nezměnily, mohou zůstat v konceptu nové verze a není třeba je znovu nahrávat.

Oprávnění se také přenese do konceptu nové verze a je třeba jej upravit pouze v případě, že došlo ke změnám.

Tlačítko "Uložit a vrátit se změnami v nové verzi" převede koncept na novou verzi a je k dispozici všem oprávněným čtenářům. Stará verze je odstraněna ze zobrazení a lze ji otevřít pouze otevřením platné verze.

Když uložíte a vrátíte se změnami novou verzi, starý plán ztratí platnost. Pokud je aktivován automatický otisk QR kódu, lze platnost vytištěných plánů zkontrolovat i na staveništi v reálném čase. QR kód může zkontrolovat kdokoli bez ohledu na to, zda máte účet v datovém fondu nebo ne.

POZORNOST

Vrácení nové verze se změnami je konečné a nelze jej vrátit zpět. Dokud nový dokument není vrácen se změnami, není viditelný pro ostatní uživatele a lze jej libovolně upravovat a ukládat. Během této doby je předchozí dokument stále k dispozici oprávněným uživatelům v režimu čtení a stavová zpráva v otevřeném dokumentu indikuje, že dokument byl rezervován.

Zahodit novou verzi

Pokud je nová verze dokumentu znovu uzavřena bez uložení, aktuálně platný dokument zůstává rezervován a musí být znovu vrácen editorem kliknutím na tlačítko "Vrátit se změnami".

Pokud již byla pracovní verze nové verze dokumentu uložena, nelze ji již odstranit. Je však možné pokračovat v práci na návrhu i později. Aby bylo možné pracovní verzi znovu upravit, je nutné nejprve otevřít aktuálně platný dokument. Stavová zpráva v záhlaví otevřeného do-kumentu pak označuje nový koncept, který lze otevřít přes odkaz.

SPROPITNÉ

Pokud otevřete dokument nebo plán s poznámkou, že byl rezervován, můžete brzy očekávat novou verzi.
Pokud je dokument rezervován delší dobu, lze předpokládat, že osoba, která jej upravovala, udělala chybu (například pokud je koncept znovu zavřen bez uložení).
V takovém případě je nutné kontaktovat zpracovatele a upozornit na vypůjčený doklad.

Verzování pomocí QR kódu

Datový fond nabízí možnost automatického tisku QR kódu při nahrávání souborů PDF, který lze použít k přečtení stavu souboru. Tato funkce je k dispozici jak pro plány, tak pro dokumenty a lze ji konfigurovat individuálně pro každý dokument nebo typ plánu.

Aby bylo možné tuto funkci použít, musí být definována požadovaná pozice pro otisk QR kódu. Umístění QR kódu je označeno souřadnicemi x a y v milimetrech od pravého dolního rohu listu a definuje pravý dolní roh QR kódu. QR kód se vytiskne ve velikosti 30 x 30 milimetrů, stávající texty nebo grafika na zadané pozici se přetisknou.

Informace o QR kódu si může přečíst kdokoli s chytrým telefonem a fotoaparátem, samostatný účet v datovém fondu není nutný.
Stav se zobrazuje správně i v případě, že v průběhu verzování nebyly nahrazeny všechny přílohy. Systém rozpozná nové přílohy a pro plány, které se nezměnily, se negeneruje žádný nový QR kód.