Versionierung

Mit der Versionierung unterstützt Sie der Datenpool bei der Verwaltung von Plänen und Dokumenten und sorgt dafür, dass jeweils nur die aktuelle Version in der Ansicht zur Verfügung steht. Dabei wird für jedes Dokument bzw. für jeden Plan nur eine Zeile in der Ansicht angezeigt, egal wie viele Versionen bereits erstellt wurden.

Darüber hinaus ist es möglich, beim Hochladen von Plänen oder Dokumenten vom System einen QR-Code eindrucken zu lassen, über den der Status des Plans jederzeit mittels Smartphones abgefragt werden kann. Damit lässt sich auch auf der Baustelle in Echtzeit ermitteln, ob ein vorliegender Plan noch gültig ist.

Dokumente und Pläne versionieren

Je nach Konfiguration können Dokument- und Plantypen mit einer Versionierung ausgestattet sein. Unterschieden wird dabei zwischen einer bearbeitbaren und einer erzwungenen Versionierung.
Bei der bearbeitbaren Versionierung kann der Anwender entscheiden, ob das bestehende Dokument geändert oder eine neue Version erstellt werden soll. Bei der erzwungenen Versionierung ist das Dokument nach dem Speichern nicht mehr bearbeitbar, für Änderungen muss daher eine neue Version erstellt werden.

DOKUMENTE UND PLÄNE VERSIONIEREN

So erstellen Sie eine neue Version eines Dokuments:

1. Öffnen Sie ein bestehendes Dokument, von dem Sie eine neue Version erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Version“ um die Versionierung des Dokuments zu starten.
3. Bestätigen Sie im Dialogfeld „Check Out Versionierung“ die Erstellung der neuen Version durch einen Klick auf die Schaltfläche „Check Out“. Das System checkt das bestehende Dokument aus, um es vor einer Änderung durch andere Anwender zu schützen und erstellt eine neue Version des Dokuments.
4. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in der neuen Version des Dokuments vor. Neben der Bezeichnung und der Ablageordner können auch die Dateianhänge, die Schlagworte sowie die Berechtigung geändert werden.
5. Schließen Sie die Bearbeitung der neuen Version über einen Klick auf die Schaltfläche „Speichern und neue Version einchecken“ ab. Die neue Version des Dokuments wird gespeichert und tritt an die Stelle des ursprünglichen Dokuments in der Ansicht des Datenpools. Gleichzeitig wird der Index im Header des Dokuments aktualisiert, der die Versionen automatisch durchnummeriert.

Der Entwurf für die neue Version ist eine Kopie der aktuellen Version und enthält auch alle Attachments aus der letzten Version. Alle Eingabefelder können bearbeitet werden, die alten Attachments sind durch Klick auf den Mülleimer zu löschen und die neuen Dateien über die Schaltfläche „Dateien hochladen“ auszuwählen.
Attachments, die sich nicht geändert haben, können im Entwurf der neuen Version bleiben und müssen nicht neu hochgeladen werden.

Auch die Berechtigung wird in den Entwurf für die neue Version übernommen und muss nur bearbeitet werden, wenn sich Änderungen ergeben haben.

Über die Schaltfläche „Speichern und neue Version einchecken“ wird der Entwurf zur neuen Version und steht für alle berechtigten Leser zur Verfügung. Die alte Version wird aus der Ansicht genommen und kann nur mehr durch Öffnen der gültigen Version geöffnet werden.

Mit dem Speichern und Einchecken der neuen Version verliert der alte Plan seine Gültigkeit. Ist der automatische Eindruck eines QR-Codes aktiviert, kann auch die Gültigkeit von ausgedruckten Plänen auf der Baustelle in Echtzeit geprüft werden. Die Prüfung des QR-Codes kann von jeder Person vorgenommen werden, unabhängig davon, ob man einen Account im Datenpool besitzt oder nicht.

ACHTUNG

Das Einchecken der neuen Version ist endgültig und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Solange das neue Dokument nicht eingecheckt wurde, ist es für andere Anwender nicht sichtbar und kann beliebig bearbeitet und gespeichert werden. In dieser Zeit steht das Vorgänger-Dokument weiterhin für berechtigte Anwender im Lesemodus zur Verfügung, eine Statusmeldung im geöffneten Dokument weist darauf hin, dass das Dokument ausgecheckt wurde.

Neue Version verwerfen

Wird die neue Version eines Dokuments wieder geschlossen, ohne zu speichern, bleibt das aktuell gültige Dokument weiterhin ausgecheckt und muss vom Bearbeiter durch Klick auf die Schaltfläche „Check In“ wieder eingecheckt werden.

Wurde der Entwurf der neuen Version eines Dokuments bereits gespeichert, kann er nicht mehr gelöscht werden. Es ist aber möglich, die Bearbeitung des Entwurfs zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen. Damit der Entwurf wieder bearbeitet werden kann, muss zunächst das aktuell gültige Dokument geöffnet werden. Die Statusmeldung im Header des geöffneten Dokuments weist dann auf den neuen Entwurf hin, der über den Link geöffnet werden kann.

TIPP

Wenn Sie ein Dokument oder einen Plan mit dem Hinweis öffnen, dass er ausgecheckt wurde, ist in Kürze mit einer neuen Version zu rechnen.
Bleibt ein Dokument über einen längeren Zeitraum ausgecheckt, kann von einem Fehler der bearbeitenden Person ausgegangen werden (beispielsweise, wenn der Entwurf ohne Speichern wieder geschlossen wird).
In diesem Fall ist es erforderlich, den Bearbeiter zu kontaktieren und auf das ausgecheckte Dokument hinzuweisen.

Versionierung mit QR-Code

Der Datenpool bietet die Möglichkeit, beim Upload von pdf-Dateien automatisch einen QR-Code eindrucken zu lassen, über den der Status der Datei ausgelesen werden kann. Diese Funktion steht sowohl für Pläne aus auch für Dokumente zur Verfügung und kann je Dokument- bzw. Plantyp individuell konfiguriert werden.

Für die Nutzung dieser Funktion muss die gewünschte Position für den Eindruck des QR-Codes definiert werden. Die Lage des QR-Codes wird durch die Koordinaten x und y in Millimeter von der unteren rechten Ecke des Blattes angegeben und definiert die untere rechte Ecke des QR-Codes.

Der QR-Code wird in einer Größe von 30 x 30 Millimeter gedruckt, bestehende Texte oder Grafiken an der vorgegebenen Position werden überdruckt.

Die Informationen des QR-Codes können von jeder Person mit Smartphone und Kamera ausgelesen werden, ein eigener Account im Datenpool ist dafür nicht erforderlich.
Der Status wird auch dann richtig angezeigt, wenn im Zuge der Versionierung nicht alle Attachments ausgetauscht wurden. Das System erkennt die neuen Attachments, für Pläne, die sich nicht geändert haben, wird kein neuer QR-Code generiert.