каталог

Пул даних надає просту адресну книгу, яка надає огляд усіх людей, задіяних у проекті, і надає найважливіші контактні дані. Всі особи, які мають власний обліковий запис, автоматично відображаються в адресній книзі, і кожен користувач також має можливість додавати додаткові адреси до адресної книги. Право на створення нових адрес і груп адрес може бути обмежене керівництвом проекту.

В адресній книзі доступні такі функції:

• Створити нову адресу:
  • цю кнопку можна використовувати для створення нової адреси, якщо у вас є необхідні права.
• Експортувати список адрес:
  • Функція пропонує можливість експортувати всі адреси у вигляді файлу Microsoft Excel. Після підтвердження запиту безпеки запускається завантаження списку адрес.
• Шукати:
  • Поле пошуку можна використовувати для пошуку будь-якого імені або позначення. За допомогою «*» як заповнювача також виконується пошук частин слів. У результаті відображаються всі адреси, які містять шуканий термін.
• Електронна пошта:
  • Натисканням на адресу електронної пошти створюється новий e-mail і вводиться обрана адреса як одержувач.
• Редагувати запис адреси:
  • Натисніть на значок, щоб відкрити адресу для редагування. Ви також можете редагувати адреси, створені іншими користувачами.
• Видалити запис адреси:
  • Натисніть значок, щоб видалити адресу. Видаляти можна тільки ті адреси, які ви створили самостійно.
• Учасники пулу даних:
  • усі особи, які мають обліковий запис у пулі даних як учасники проєкту, позначені синім символом на лівому краю вікна перегляду. Записи учасників пулу даних не можуть бути відредаговані або видалені.
• Особистий контакт:
  • записи адрес, позначені як особистий контакт, позначаються зеленою піктограмою на лівому краю подання вікна.
• Створити нову групу:
  • Нову групу адрес можна створити у вкладці «Групи», якщо у вас є необхідні права. Новостворені групи адрес можуть використовуватися тільки для відправки електронних листів і недоступні як групи авторизації документів.

Адреси сортуються за системою за прізвищем. Як варіант, натиснувши на позначення в шапці області адреси, можна відсортувати по компанії, торгівлі або функції, щоб швидше знайти потрібну людину.

Додайте нову адресу

Всі люди, у яких є аккаунт в поточному проекті, автоматично відображаються в адресній книзі. Крім того, можуть створюватися адреси зовнішніх осіб, які можна вибирати при створенні нових електронних листів. Право на створення нових адрес і груп адрес може бути обмежене керівництвом проекту.

ДОДАТИ АДРЕСУ ДО АДРЕСНОЇ КНИГИ

Щоб додати адресу до адресної книги, виконайте такі дії:

1. Перейдіть до розділу «Адресна книга" і натисніть на кнопку "Як створити нову адресу“
2. У діалоговому вікні заповніть поля з інформацією про адресу. Зберігання адресних даних можливе лише за умови заповнення всіх полів за замовчуванням. Поле «Примітки» можна заповнити за бажанням
3. Виберіть кнопку «Особистий контакт", якщо ви не хочете, щоб адреса була доступна іншим користувачам.
4. Підтвердіть введення, натиснувши на кнопку «Рятувати“. Нова адреса зберігається і додається в адресну книгу.

Під час збереження нової адреси система перевіряє, чи не була вже створена запис з такою ж адресою електронної пошти в адресній книзі. Якщо вказана адреса електронної пошти вже існує, новий запис не можна зберегти.

КІНЧИК

Нові записи адреси також можна створювати безпосередньо з вхідного або надісланого електронного листа. Щоб створити новий запис адреси, клацніть піктограму «Адресна книга» в папці «Вхідні». Якщо у вибраному повідомленні є кілька адрес електронної пошти, у діалоговому вікні необхідно вибрати потрібну адресу електронної пошти.

Додавання нової групи адрес

Вкладка «Групи» надає огляд всіх груп людей, доступних в поточному проекті. Розрізняють групи авторизації та групи адрес. У той час як групи адрес можуть використовуватися тільки для відправки електронних листів, доступ до документів також контролюється за допомогою груп авторизації, які можуть бути створені тільки адміністрацією.

ДОДАВАННЯ ГРУПИ АДРЕС ДО АДРЕСНОЇ КНИГИ

Щоб додати адресу до адресної книги, виконайте такі дії:

1. Перейдіть до розділу «Адресна книга» і натисніть на підвкладку «Групи». За допомогою функції «Створення нової групи», там можна створити групу адрес для використання в поштовому трафіку.
2. У діалоговому вікні введіть назву групи. Короткий опис групи можна додати в поле «Примітки».
3. Підтвердіть введення, натиснувши на кнопку «Рятувати“. Нова група буде збережена і додана в адресну книгу.
4. Відкрийте групу та натисніть плюс у стовпці "Ім'я учасника", щоб додати людину до групи.
5. У списку всіх учасників проекту виберіть людей, яких ви хочете додати в групу. Натисканням кнопки «Клавіша управління» можна вибрати кілька записів.
6. Завершіть вибір, натиснувши на кнопку «ОК», вибрані особи будуть переведені в групу.

Діалогове вікно для створення нової групи адрес.

Особи в групі адрес можна редагувати або додавати пізніше. Щоб відредагувати групу адрес, виберіть значок «Редагувати групу» в заголовку групи, а на наступному кроці ви зможете додавати або видаляти людей.
Якщо адресна група більше не потрібна, її можна видалити, вибравши іконку «Видалити групу».

КІНЧИК

Щоб написати нове повідомлення всім у групі, ви можете натиснути на значок «Надіслати повідомлення групі» у заголовку групи. Система створює нове повідомлення у вашій поштовій скриньці та додає обрану групу як одержувача.

Експорт адрес

Адреси з адресної книги можна експортувати як список Excel, щоб редагувати їх як список або надсилати як вкладення. Крім повного списку з усіма адресами, також можуть бути позначені окремі рядки адрес, які підлягають експорту.

ЕКСПОРТ АДРЕС

Щоб експортувати адреси з адресної книги:

1. Перейдіть на вкладку Адресна книга та виберіть у поданні всі адреси, які потрібно експортувати. Щоб створити список адрес з усіма адресами, жодні записи не потрібно позначати.
2. Натисніть кнопку «Експортувати список адрес» і виберіть у випадаючому меню діалогового вікна, чи створювати список вибраних адрес або їх усіх.
3. Підтвердіть вибір, натиснувши на кнопку «Експорт». Список адрес створюється системою і стає доступним для завантаження у вигляді списку Excel.

КІНЧИК

Щоб мати можливість відзначати потрібні записи для експорту адреси, навіть якщо у вас велика кількість адрес, розгорніть кількість рядків, що відображаються в нижньому колонтитулі діапазону адрес. Щоб створити список адрес з усіма адресами, жодні записи не потрібно позначати.