Hledejte dokumenty

Datový fond poskytuje rozsáhlé funkce pro vyhledávání dokumentů, které se velmi snadno používají. Možnosti vyhledávání v kartotékových složkách a veřejných a soukromých klíčových slovech lze propojit s fulltextovým vyhledáváním a vyhledáváním podle data nebo osoby.

Vyhledávání v kartotékách

Chcete-li zobrazit dokumenty konkrétní složky pro archivaci, vyberte příslušnou složku jedním kliknutím. Odpovídající dokumenty se zobrazí v datové oblasti a aktuální filtr je zahrnut v záhlaví.

Pokud je výsledek vyhledávání stále příliš velký, lze vybrat další kritéria výběru, jako jsou klíčová slova, fulltextové vyhledávání nebo filtry podle data a osob. Případně můžete vyhledávání upřesnit kliknutím přímo na odkazy zobrazených dokumentů. Jako aktivní odkaz se zde zobrazují složky souborů, klíčová slova a autoři.

Vyhledávací filtry lze mezi sebou libovolně kombinovat, seznam použitých filtrů je zobrazen v záhlaví. Pokud již filtr nepotřebujete, lze jej ze seznamu odstranit kliknutím na "x" a zobra-zené dokumenty se automaticky aktualizují.

Při výběru nové hlavní složky se odstraní všechny existující filtry a v záhlaví se zobrazí nový filtr.
Pokud chcete vyhledávání ukončit, klikněte na zobrazení "Všechny dokumenty". Všechny stávající filtry budou vymazány a systém se vrátí do výchozího zobrazení.

Vyhledávání klíčových slov

Chcete-li zobrazit dokumenty s konkrétním klíčovým slovem, je nutné příslušné klíčové slovo vybrat v Tag Cloudu jedním kliknutím. Odpovídající dokumenty se zobrazí v datové oblasti a aktuální filtr je zahrnut v záhlaví.

Pokud je výsledek vyhledávání stále příliš velký, lze podle potřeby vybrat a kombinovat další kritéria výběru, jako jsou složky pro archivaci, fulltextové vyhledávání nebo filtry podle data a osob. Seznam použitých filtrů je zobrazen v záhlaví, kde lze jednotlivé filtry odstranit, pokud již nejsou aktuální. Výběrem složky pro ukládání se odstraní všechny existující filtry, takže hledání dokumentů nebo plánů by mělo vždy začínat výběrem složky pro archivaci.

Jako alternativu k Tag Cloud lze tagy zobrazit také jako seznam kliknutím na tlačítko ve spodní části. Tag Cloud zobrazuje 30 nejčastěji používaných výrazů, pod možností "Vše" lze zobrazit všechna klíčová slova, která se pak zobrazí v samostatném dialogovém okně.

Kromě veřejných klíčových slov má každý uživatel přístup ke cloudu značek s osobními post-ity . Tato funkce vám dává možnost přiřadit osobní klíčová slova k libovolnému dokumentu, aby bylo možné strukturovat relevantní dokumenty. Osobní značky nejsou viditelné pro ostatní uživatele v systému.

SPROPITNÉ

Klíčová slova v obláčcích tagů jsou také filtrována, když je nastaven filtr, takže se zobrazí pouze ta klíčová slova, která se také vyskytují ve filtrované podmnožině dokumentů.
Výběrem jiného klíčového slova z cloudu tagů se výsledek vyhledávání zpřesní o jednu úroveň.

Vyhledávání podle typu dokumentu

Chcete-li zobrazit dokumenty, které odpovídají určitému typu, vyberte v záhlaví funkci "Filt-rovat podle... - Typ dokumentu". Požadovaný typ dokumentu lze vybrat v dialogovém okně. Tlačítko "OK" dokončí zadání a spustí vyhledávání.

Výsledek hledání se zobrazí v datové oblasti a záhlaví obsahuje aktuální filtr. Vyhledávání podle typu dokumentu lze libovolně kombinovat se všemi ostatními vyhledávacími funkcemi.

Případně můžete v zobrazení kliknout na ikonu typu dokumentu, který hledáte. Vybraný typ dokumentu se zobrazí v datové oblasti.

Vyhledávání podle stavu pracovního postupu

Chcete-li zobrazit dokumenty, které mají v pracovním postupu určitý stav, vyberte v záhlaví funkci "Filtrovat podle... - Stav pracovního postupu". V dialogovém okně vyberte požadovaný stav pracovního postupu pro vyhledávání. Tlačítko "OK" dokončí zadání a spustí vyhledávání.

Všechny dokumenty, které odpovídají vybranému stavu, se zobrazí v datové oblasti a aktuální filtr je zahrnut v záhlaví. Vyhledávání podle stavu pracovního postupu lze podle potřeby kombinovat se všemi ostatními vyhledávacími funkcemi.

Fulltextové vyhledávání

Jako další vyhledávací funkce je v datovém fondu k dispozici fulltextové vyhledávání, které lze podle potřeby kombinovat s dalšími vyhledávacími funkcemi. Zadaný výraz je také vyhledáván ve všech dokumentech a přílohách, které při fulltextovém vyhledávání poskytují ASCII text.

VYHLEDÁVÁNÍ S PLNÝM TEXTEM

Vyhledávání dokumentů pomocí fulltextového vyhledávání:

1. Do vyhledávacího pole vpravo nahoře zadejte hledaný výraz.
2. Kliknutím na lupu nebo stisknutím klávesy "vstoupit" zahájíte proces vyhledávání
3. V zobrazení se zobrazí všechny dokumenty, které obsahují hledaný výraz. V záhlaví se zobrazí filtr s hledaným výrazem.
4. Pokud je výsledek hledání stále příliš velký, opakujte kroky 1 až 3 s jiným hledaným výrazem. V zobrazení se zobrazí všechny dokumenty, které obsahují oba hledané výrazy.
5. Pokud hledaný výraz nepřinese požadovaný výsledek, lze jej odstranit ze seznamu filtrů kliknutím na "x".

SPROPITNÉ

Pokud není znám přesný název hledaného výrazu, lze při fulltextovém vyhledávání použít také zástupný symbol. Hvězdička "*" se používá jako zástupný symbol. Hledaný výraz "oznámení*" vyhledá všechna složená slova, která začínají výrazem "oznámení".
Zástupný znak lze použít před i po termínu. Hledaný výraz "*oznámení*" vyhledá všechna složená slova, která obsahují kombinaci písmen "oznámení", bez ohledu na to, zda jsou před nebo za výrazem jiná písmena.