Autorizační systém a ochrana údajů
Přístup k dokumentům a plánům v datovém fondu je řízen autorizačním systémem, který umožňuje individuální přiřazení práv ke čtení a úpravám každého dokumentu.
V závislosti na nastavení v systému je oprávnění přidělováno tvůrcem při vytváření nových dokumentů nebo přidělováno systémem podle složky úložiště.
Datový fond splňuje všechny zákonné požadavky nového obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů. Datový fond slouží pouze jako nosné médium, uložená data jsou majetkem příslušného tvůrce. S výjimkou administrace systému tedy v systému nejsou žádní uživatelé, kteří by mohli automaticky číst všechny dokumenty. Před uložením si může každý uživatel zkontrolovat, kteří lidé mají práva ke čtení nebo úpravám dokumentu.
Přístupová práva k novému dokumentu lze nastavit v sekci "Oprávnění". Tvůrce dokumentu je automaticky uveden v části oprávnění a nelze jej ze seznamu odebrat. Pomocí tlačítek "Přidat osoby" a "Přidat skupiny" lze vybrat další osoby nebo skupiny osob, které mají k dokumentu přístup.
Kromě oprávnění ke čtení klikněte na přepínač a volitelně přiřaďte oprávnění k zápisu nebo plný přístup ke každé položce. Lidé s plnou kontrolou mají stejná práva jako tvůrce dokumentu a kromě úprav dokumentu mohou oprávnění změnit a vytvořit novou verzi.
Pokud byla osoba nebo skupina přidána omylem, může být položka ze seznamu odstraněna. Chcete-li položku odstranit, vyberte příslušný řádek v zaškrtávacím políčku nalevo od položky a klikněte na tlačítko "Odstranit vybrané"
Změny oprávnění se dokumentují až při prvním uložení dokumentu, případné další změny oprávněnými osobami jsou zaznamenány v protokolu zpracování a mohou do nich nahlížet všichni oprávnění čtenáři dokumentu.