Berechtigungssystem und Datenschutz
Der Zugriff auf Dokumente und Pläne im Datenpool wird von einem Berechtigungssystem gesteuert, das eine individuelle Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten je Dokument erlaubt.
Je nach Einstellung im System wird die Berechtigung vom Ersteller beim Anlegen von neuen Dokumenten vergeben oder entsprechend dem Ablageordner vom System zugeordnet.
Der Datenpool erfüllt alle rechtlichen Vorgaben der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung. Der Datenpool dient dabei nur als Trägermedium, die gespeicherten Daten sind Eigentum des jeweiligen Erstellers. Mit Ausnahme der Systemadministration gibt es daher keine Anwender im System, die automatisch alle Dokumente lesen können. Vor dem Speichern kann jeder Anwender noch kontrollieren, welche Personen Lese- oder Bearbeitungsrechte auf das Dokument haben.
Die Zugriffsrechte auf das neue Dokument können im Abschnitt „Berechtigung“ festgelegt werden. Der Ersteller des Dokuments wird automatisch im Berechtigungsabschnitt gelistet und kann nicht aus der Liste entfernt werden. Über die Schaltflächen „Personen hinzufügen“ und „Gruppen hinzufügen“ können weitere Personen oder Personengruppen ausgewählt werden, die Zugriff auf das Dokument haben.
Neben der Leseberechtigung kann durch Klick auf die Optionsschaltfläche je Eintrag optional auch eine Schreibberechtigung oder ein Vollzugriff vergeben werden. Personen mit Vollzugriff haben die gleichen Rechte wie der Ersteller des Dokuments und können neben der Bearbeitung des Dokuments auch die Berechtigung ändern und eine neue Version erstellen.
Wurde irrtümlich eine Person oder eine Gruppe hinzugefügt, kann der Eintrag wieder aus der Liste entfernt werden. Um einen Eintrag zu entfernen, markieren Sie die betreffende Zeile im Kontrollkästchen links neben dem Eintrag und Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausgewählte entfernen“
Änderungen der Berechtigung werden bis zum ersten Speichern des Dokuments nicht dokumentiert, jede weitere Änderung von berechtigten Personen wird im Bearbeitungsprotokoll dokumentiert und kann von allen berechtigten Lesern des Dokuments eingesehen werden.