Práce se zprávami

Datový fond poskytuje každému uživateli poštovní schránku s vlastní e-mailovou adresou, kterou lze použít pro komunikaci s externími osobami. Kliknutím na záložku "Zprávy" se otevře osobní poštovní schránka.

Jako alternativu k osobní poštovní schránce je možné využít i skupinovou schránku pro více osob ve firmě. Skupinová poštovní schránka je přístupná prostřednictvím projektové e-mailové adresy a zúčastněné osoby mají přístup ke všem e-mailům ve schránce společně, i když jsou do systému přihlášeny svými osobními přístupovými údaji. Při odesílání e-mailu se kromě e-mailové adresy projektu zobrazuje i jméno uživatele.

Poštovní schránka má několik zobrazení pro správu e-mailů:

• Doručená pošta: v zobrazení se zobrazují všechny nově přijaté e-maily
• Koncepty: zobrazení zobrazuje e-maily, které již byly vytvořeny, ale ještě nebyly odeslány. V tomto zobrazení jsou také uloženy e-maily, které byly automaticky uloženy systémem.
• Odeslané: v tomto zobrazení jsou uloženy odeslané e-maily.
• Koš: zobrazení obsahuje všechny smazané e-maily.
• Všechny zprávy: v zobrazení se zobrazují všechny e-maily uživatele, včetně zpráv, které již byly umístěny v osobních složkách.

Příchozí e-maily lze buď přesunout ze složky Doručená pošta do osobních složek, nebo je uložit do kartotéky dokumentů a plánů, aby byly k dispozici ostatním uživatelům.