Práce se zprávami

Datový fond poskytuje každému uživateli poštovní schránku s vlastní e-mailovou adresou, kterou lze použít pro komunikaci s externími osobami. Kliknutím na záložku "Zprávy" se otevře osobní poštovní schránka.

Jako alternativu k osobní poštovní schránce je možné využít i skupinovou schránku pro více osob ve firmě. Skupinová poštovní schránka je přístupná prostřednictvím projektové e-mailové adresy a zúčastněné osoby mají přístup ke všem e-mailům ve schránce společně, i když jsou do systému přihlášeny svými osobními přístupovými údaji. Při odesílání e-mailu se kromě e-mailové adresy projektu zobrazuje i jméno uživatele.

Poštovní schránka má několik zobrazení pro správu e-mailů:

• Doručená pošta: v zobrazení se zobrazují všechny nově přijaté e-maily
• Koncepty: zobrazení zobrazuje e-maily, které již byly vytvořeny, ale ještě nebyly odeslány. V tomto zobrazení jsou také uloženy e-maily, které byly automaticky uloženy systémem.
• Odeslané: v tomto zobrazení jsou uloženy odeslané e-maily.
• Koš: zobrazení obsahuje všechny smazané e-maily.
• Všechny zprávy: v zobrazení se zobrazují všechny e-maily uživatele, včetně zpráv, které již byly umístěny v osobních složkách.

Příchozí e-maily lze buď přesunout ze složky Doručená pošta do osobních složek, nebo je uložit do kartotéky dokumentů a plánů, aby byly k dispozici ostatním uživatelům.

Vytvoření nové zprávy

Každý uživatel má v datovém fondu svou vlastní e-mailovou adresu. Pro komunikaci s ex-terními zúčastněnými stranami je možné vytvářet nové zprávy. Tato funkce je vhodná zejména pro odesílání velkých souborů, jak je popsáno v kapitole "8.1 Přeposílání kontejnerů e-mailem".

VYTVÁŘENÍ NOVÝCH ZPRÁV

Vytvoření nové zprávy:

1. Klikněte na tlačítko "Zpravodajství" pro otevření doručené pošty.
2. Klikněte na tlačítko "Nová zpráva" v záhlaví pohledu.
3. Klikněte do tlačítka "Příjemci poštyvyberte adresu nebo zadejte novou adresu. Vyhledávání příjemců lze provést zadáním libovolného znaku, výsledek hledání se zobrazí okamžitě. Ve výběru se zobrazí všechny údaje o adresách, které jsou k dispozici v adresáři. Kromě adres jednotlivých osob lze vybrat také skupiny adres, které se zobrazí na konci výběrového seznamu.
4. Vyberte jednoho nebo více příjemců kliknutím nebo stisknutím klávesy "Vstupte" a opakujte postup pro "Kopírovat příjemce“.
5. Zadejte předmět a text zprávy.
6. Pomocí tlačítka "Přiložit soubor" Přílohy, které mají být odeslány se zprávou.
7. Klikněte na tlačítko "Poslat" pro odeslání zprávy. Když je zpráva odeslána, je automaticky uložena do složky "Poslal".

SPROPITNÉ

Nové zprávy jsou systémem automaticky ukládány každých 30 sekund. Pokud došlo ke ztrátě připojení k serveru nebo byla nová zpráva ponechána bez uložení, stačí kliknout na zobrazení "Koncepty" v navigátoru poštovní schránky a otevřít uloženou zprávu pro další zpracování.

Ukládání zpráv na kartě Dokumenty

V průběhu komunikace s externími osobami může být nutné zpřístupnit důležité zprávy ostatním uživatelům datového fondu. V tomto případě mohou být příchozí zprávy uloženy ve správě dokumentů nebo správě plánů a distribuovány dalším uživatelům. V průběhu archivace je zpráva převedena do souboru PDF, aby si ji mohli později stáhnout ostatní uživatelé.

Uložené zprávy se ukládají do zobrazení se zeleným pruhem a lze je smazat nebo přesunout do složky. Alternativně lze zprávu také přesunout do koše, zatímco je archivována.

UKLÁDÁNÍ ZPRÁV NA KARTĚ DOKUMENTY

Ukládání zpráv ve správě dokumentů:

1. Otevřete požadovanou zprávu kliknutím na štítek.
2. Klikněte na tlačítko "Odhodit" v záhlaví zprávy.
3. V dialogovém okně vyberte požadovaný typ dokumentu, který chcete zařadit.
4. Zvolte, zda chcete zprávu po zařazení odebrat ze složky Doručená pošta.
5. Zavřete zásobník pomocí tlačítka "Splnit".
6. Systém převede zprávu do dokumentu PDF a vytvoří nový kontejner. V nově vytvořeném kontejneru vyberte požadované složky pro soubory a zadejte klíčové slovo.
7. V dialogovém okně "Vpravo" určuje, kdo smí dokument číst nebo upravovat.
8. Dokončete proces uložením a distribucí dokumentu.

Po ukončení procesu podání je zpráva k dispozici oprávněné skupině osob a lze ji stáhnout jako všechny ostatní dokumenty.
Samotné podání, stejně jako každý proces stahování, jsou zdokumentovány v protokolu zpracování, který je ekvivalentní potvrzení o přečtení.

Ukládání e-mailů z Outlooku

Pokud je komunikace v projektu řešena přes Outlook, může být nutné ukládat důležité e-maily pro dokumentaci v projektu. Datový fond nabízí možnost ukládat zprávy z Outlooku do datového fondu pomocí přetažení. Kromě jednotlivých zpráv může být v jednom procesu uloženo i větší množství e-mailů.

UKLÁDÁNÍ E-MAILŮ Z OUTLOOKU

Ukládání e-mailů z aplikace Outlook ve správě dokumentů:

1. Vytvořte nový kontejner na kartě Dokumenty pomocí "MassenUpload... - Doku-ment" a vyberte požadovanou jednotku a oprávněné osoby.
2. V Outlooku vyberte všechny e-maily, které chcete dát dohromady ve vybrané složce. Stisknutím klávesy CTRL můžete v Outlooku provést vícenásobný výběr.
3. Přetáhněte vybrané e-maily z Outlooku se stisknutým levým tlačítkem myši do nově vytvořeného kontejneru v datovém fondu a vložte e-maily do pole drag & drop.
4. Začněte nahrávat pomocí tlačítka "Nahrát soubory...". E-maily se nahrávají do dato-vého fondu a ukládají se do vybraných složek, přičemž pro každou poštu se vytvoří samostatný kontejner.
5. Dialogové okno potvrdí nahrání zpráv. Z tlačítka "Odeslat informační e-mail" Zpráva může být odeslána oprávněným osobám. Alternativně lze zahájit nové nahrávání.

Přeposílání zpráv

Pro každého uživatele je v datovém fondu aktivována funkce přeposílání zpráv. Příchozí zprávy jsou automaticky přeposílány datovým fondem na zadanou e-mailovou adresu, takže vždy obdržíte zprávu do svého poštovního systému, když se v datovém fondu něco stane.

Pokud si automatické přeposílání zpráv nepřejete, lze tuto funkci deaktivovat prostřednictvím helpdesku.

SPROPITNÉ

Když na nový řádek zadáte text se stisknutou klávesou "Vstupte", systém vloží odstavec a řád-kování je 1,5 řádku.

Chcete-li získat jednoduché řádkování, musíte přepnout na nový řádek pomocí kombinace kláves "Shift" a "Vstupte". Tím se nevloží odstavec, ale jednoduché řádkování.

Přesouvání zpráv do složek

Příchozí e-maily lze přesouvat do osobních složek nebo ukládat do správy dokumentů. Struktura složek pro podání do osobní schránky není předdefinována a lze ji vytvořit individuálně. E-maily lze ukládat do osobních složek přímo z otevřené pošty nebo přes zobrazení pro všechny označené e-maily.

PŘESUNUTÍ ZPRÁV DO SLOŽEK

Zde je návod, jak přesunout zprávy do osobní složky.

1. Otevřete požadovanou zprávu kliknutím na štítek nebo vyberte několik zpráv v zobra-zení, které mají být přesunuty do stejné složky.
2. Klikněte na tlačítko "Přesunout do složky" v zápatí otevřené zprávy nebo v záložce "Vybrané zprávy - Přesunout do složky" v záhlaví pohledu.
3. V dialogovém okně vyberte jednu z existujících hlavních nebo podsložek nebo vytvořte novou složku a zvolte, zda chcete zprávu po zařazení odebrat ze složky Doručená pošta
4. Zavřete zásobník pomocí tlačítka "Odložit".

Pro ukládání zpráv jsou k dispozici dvě úrovně složek. Všechny složky lze libovolně definovat a kdykoli do nich přidávat, což vám dává možnost strukturovat složku tak, jak si přejete.

Kliknutím na zobrazení "Všechny zprávy" se zobrazí osobní složky s uloženými zprávami. Všichni odesílatelé uložených zpráv jsou shrnuti v Tag Cloudu a kliknutím na položku jsou vybrány a zobrazeny všechny e-maily tohoto adresáta v náhledu.

Přidání adresy do adresáře

Poštovní adresy z přijatých nebo odeslaných zpráv lze snadno přidat do adresáře. Chcete-li přidat adresu do adresáře, klikněte na ikonu adresáře v doručené poště zprávy. Alternativně lze e-mailovou adresu vytvořit také v otevřené zprávě pomocí tlačítka "Přidat do adresáře".

Pokud zpráva obsahuje několik e-mailových adres, zobrazí se dialogové okno s výzvou k výběru jedné z e-mailových adres pro vytvoření položky v adresáři. Chcete-li přenést několik e-mailových adres ze zprávy do adresáře, je nutné postup opakovat.

Při ukládání nové adresy systém kontroluje, zda již nebyla v adresáři vytvořena položka se stejnou e-mailovou adresou. Pokud zadaná e-mailová adresa již existuje, nelze novou položku uložit. Odpovídající informace se zobrazí v dialogovém okně.