Arbeiten mit Nachrichten

Der Datenpool stellt jedem Anwender eine Mailbox mit eigener Mailadresse zur Verfügung, über die mit externen Personen kommuniziert werden kann. Durch Klick auf das Register „Nachrichten“ wir die persönliche Mailbox geöffnet.

Alternativ zur persönlichen Mailbox ist es auch möglich, eine Gruppenmailbox für mehrere Personen eines Unternehmens zu nutzen. Die Gruppenmailbox ist über eine Projekt-Mailadresse erreichbar, die beteiligten Personen können auf alle E-Mails in der Mailbox gemeinsam zugreifen, obwohl sie mit ihren persönlichen Zugangsdaten im System eingeloggt sind. Beim Versenden eines E-Mails wird neben der Projekt-Mailadresse auch der Name des Anwenders angezeigt.

Die Mailbox verfügt über mehrere Ansichten zur Verwaltung der Mails:

• Posteingang:
  • die Ansicht zeigt alle neu eingegangenen Mails
• Entwürfe:
  • die Ansicht zeigt Mails, die bereits erstellt aber noch nicht versendet wurden. In dieser Ansicht werden auch Mails abgelegt, die vom System automatisch gespeichert wurden.
• Gesendet:
  • in dieser Ansicht werden die gesendeten Mails gespeichert.
• Papierkorb:
  • die Ansicht enthält alle gelöschten Mails.
• Alle Nachrichten:
  • die Ansicht zeigt alle Mails des Users, einschließlich der Nachrichten, die bereits in persönlichen Ordnern abgelegt wurden.

Eingegangene Mails können aus dem Posteingang entweder in persönliche Ordner verschoben oder in der Ablagestruktur der Dokumente und Pläne abgelegt werden, um sie anderen Anwender zur Verfügung zu stellen.