Пошук документів

Пул даних надає широкі функції для пошуку документів, які дуже прості у використанні. Параметри пошуку в папках для документів, а також загальнодоступні та приватні ключові слова можуть бути пов'язані з повнотекстовим пошуком і пошуком за датою або особою.

Пошук у папках для файлів

Щоб відобразити документи певної папки для документів, виберіть потрібну папку одним клацанням миші. Відповідні документи відображаються в області даних, а поточний фільтр включається в заголовок.

Якщо результат пошуку все ще занадто великий, можна вибрати додаткові критерії вибору, такі як ключові слова, повнотекстовий пошук або фільтри за датою та особами. Крім того, ви можете натиснути безпосередньо на посилання відображуваних документів, щоб уточнити пошук. В якості активного посилання там відображаються папки з файлами, ключові слова та автори.

Пошукові фільтри можна комбінувати між собою за бажанням, список використовуваних фільтрів відображається в шапці. Якщо фільтр більше не потрібен, його можна видалити зі списку, натиснувши на «х», і відображені документи оновлюються автоматично.

При виборі нової основної папки всі існуючі фільтри видаляються, а новий фільтр відображається в заголовку.
Якщо ви хочете завершити пошук, натисніть на перегляд «Усі документи». Всі існуючі фільтри будуть очищені, і система повернеться до відображення за замовчуванням.

Пошук ключових слів

Щоб відобразити документи з певним ключовим словом, потрібно вибрати відповідне ключове слово в Хмарі тегів одним кліком. Відповідні документи відображаються в області даних, а поточний фільтр включається в заголовок.

Якщо результат пошуку все ще занадто великий, можна вибрати додаткові критерії вибору, такі як папки для документів, повнотекстовий пошук або фільтри за датою та особами, і об'єднати їх один з одним за бажанням. Список використовуваних фільтрів відображається в шапці, там можна видалити окремі фільтри, якщо вони вже не актуальні. Вибір папки для файлів видаляє всі наявні фільтри, тому пошук документів або планів завжди слід починати з вибору папки для файлів.

Як альтернатива Хмарі тегів, теги також можна відображати у вигляді списку, натиснувши кнопку внизу. Хмара тегів показує 30 найбільш часто використовуваних термінів, під опцією «Всі» можуть відображатися всі ключові слова, які потім відображаються в окремому діалоговому вікні.

Крім публічних ключових слів, кожен користувач має доступ до хмари тегів з персональними постами . Ця функція дає можливість призначати особисті ключові слова будь-якому документу, щоб структурувати відповідні документи. Персональні теги не видно іншим користувачам у системі.

КІНЧИК

Ключові слова в хмарах тегів також фільтруються при встановленні фільтра, тому відображаються лише ті ключові слова, які також зустрічаються у відфільтрованій підмножині документів.
Вибір іншого ключового слова з хмари тегів уточнює результат пошуку на один рівень.

Пошук за типом документа

Щоб відобразити документи, які відповідають певному типу, виберіть в шапці функцію "Фільтр за... - Тип документа". Потрібний тип документа можна вибрати в діалоговому вікні. Кнопка «ОК» завершує введення і починає пошук.

Результат пошуку відображається в області даних, а заголовок містить поточний фільтр. Пошук за типом документа можна поєднувати з усіма іншими функціями пошуку за бажанням.

Крім того, ви можете натиснути на піктограму типу документа, який ви шукаєте, у вікні перегляду. Вибраний тип документа відображається в області даних.

Пошук за станом робочого процесу

Щоб відобразити документи, які мають певний статус в документообігу, в заголовку виберіть функцію «Фільтр за... - Статус документообігу». У діалоговому вікні виберіть потрібний статус робочого процесу для пошуку. Кнопка «ОК» завершує введення і починає пошук.

Всі документи, які відповідають обраному статусу, відображаються в області даних, а поточний фільтр включається в шапку. Пошук за статусом робочого процесу можна поєднувати з усіма іншими функціями пошуку за бажанням.

Пошук за групою дозволів

Щоб відобразити документи, які може бути прочитані або відредаговані певною групою людей, виберіть в шапці функцію «Фільтрувати за... - Група». У діалоговому вікні виберіть потрібну авторизацію і групу, яку ви шукаєте для пошуку. Кнопка «ОК» завершує введення і починає пошук.

Всі документи, які може прочитати обрана група і до яких у вас також є доступ, відображаються в області даних, а поточний фільтр виноситься в шапку. Пошук читачів можна поєднувати з усіма іншими функціями пошуку за бажанням.

Повнотекстовий пошук

В якості додаткової функції пошуку в пулі даних доступний повнотекстовий пошук, який за бажанням можна комбінувати з іншими функціями пошуку. Введений термін також шукається у всіх документах і вкладеннях файлів, які надають текст ASCII під час повнотекстового пошуку.

ПОШУК З ПОВНИМ ТЕКСТОМ

Пошук документів за допомогою повнотекстового пошуку:

1. У вікні пошуку у верхньому правому куті введіть термін, який ви шукаєте.
2. Натисніть на збільшувальне скло або натисніть клавішу «Enter», щоб почати процес пошуку
3. У режимі перегляду відображаються всі документи, які містять пошуковий термін. У заголовку відображається фільтр із шуканим терміном.
4. Якщо результат пошуку все одно завеликий, повторіть кроки 1–3 з іншим пошуковим терміном. У режимі перегляду відображаються всі документи, які містять обидва пошукові терміни.
5. Якщо пошуковий запит не дає потрібного результату, його можна видалити зі списку фільтрів, натиснувши на «х».

КІНЧИК

Якщо точна назва шуканого терміна невідома, у повнотекстовому пошуку також можна використовувати заповнювач. Зірочка "*" використовується як заповнювач. Пошуковий термін "бешайд*" знаходить усі складні слова, які починаються з терміна "бешайд". Символ узагальнення можна використовувати як до, так і після терміну. Пошуковий термін "*повідомлення*" знаходить усі складні слова, які містять буквосполучення "повідомлення", незалежно від того, чи є інші літери до або після терміна.