Робота з повідомленнями

Пул даних надає кожному користувачеві поштову скриньку з власною адресою електронної пошти, яку можна використовувати для зв'язку із зовнішніми особами. Натиснувши на вкладку «Повідомлення», відкривається особиста поштова скринька.

В якості альтернативи особистій поштовій скриньці також можна використовувати групову поштову скриньку для кількох людей у компанії. До поштової скриньки групи можна потрапити за допомогою адреси електронної пошти проєкту, а люди, які беруть участь, можуть разом отримувати доступ до всіх електронних листів у поштовій скриньці, навіть якщо вони ввійшли в систему за допомогою своїх особистих даних доступу. При відправці електронного листа крім адреси електронної пошти проекту відображається ім'я користувача.

Поштова скринька має кілька режимів для керування поштою:

• Вхідні:
  • у режимі перегляду відображаються всі щойно отримані листи.
• Чернетки:
  • у режимі перегляду відображаються листи, які вже було створено, але ще не надіслано. У цьому поданні також зберігаються листи, які було автоматично збережено системою.
• Надіслані:
  • у цьому режимі перегляду зберігаються надіслані листи.
• Смітник:
  • у представленні відображаються всі видалені повідомлення.
• Усі повідомлення:
  • у режимі перегляду відображаються всі повідомлення користувача, включно з повідомленнями, які вже було розміщено в особистих папках.

Вхідні електронні листи можуть бути переміщені з папки "Вхідні" в особисті папки або збережені в структурі документів і планів, щоб зробити їх доступними для інших користувачів.

--

Створення нового повідомлення

Кожен користувач має власну адресу електронної пошти в пулі даних. Нові повідомлення можуть бути створені для комунікації із зовнішніми стейкхолдерами. Ця функція особливо підходить для надсилання великих файлів, як описано у розділі «8.1 Пересилання контейнерів електронною поштою».

СТВОРЕННЯ НОВИХ ПОВІДОМЛЕНЬ

Щоб створити нове повідомлення:

1. Натисніть на кнопку «Вісті", щоб відкрити папку "Вхідні".
2. Натисніть кнопку «Нове повідомлення" у заголовку перегляду.
3. Натисніть у меню «Одержувачі пошти, щоб вибрати адресу або ввести нову. Пошук одержувачів може здійснюватися введенням будь-якого символу, результат пошуку виводиться відразу. У виборі відображаються всі адресні дані, які доступні в адресній книзі. Крім адрес окремих осіб, можна також вибирати групи адрес, які відображаються в кінці списку вибору.
4. Виберіть одного або декількох одержувачів, натиснувши або натиснувши клавішу «Enter», і повторіть процес для «Копіювати одержувача“.
5. Введіть тему та текст повідомлення.
6. За допомогою кнопки «Прикріпити файл" Вкладення, які будуть надіслані разом із повідомленням.
7. Натисніть кнопку «Надіслати», щоб надіслати повідомлення. Коли повідомлення відправляється, воно автоматично зберігається в файлі «Відправлені".

TIPP

Нові повідомлення автоматично зберігаються системою кожні 30 секунд. Якщо з'єднання з сервером було втрачено або нове повідомлення залишилося без збереження, просто натисніть на вид «Чернетки» в навігаторі поштової скриньки і відкрийте збережене повідомлення для подальшої обробки.

Зберігання повідомлень на вкладці Документи

У процесі комунікації із зовнішніми особами може виникнути потреба зробити важливі повідомлення доступними для інших користувачів пулу даних.
При цьому вхідні повідомлення можуть зберігатися в документообігу або управлінні планом і розсилатися іншим користувачам. В процесі подання повідомлення перетворюється в pdf-файл, щоб потім його могли завантажити інші користувачі.

Збережені повідомлення зберігаються в режимі перегляду із зеленою панеллю і можуть бути видалені або переміщені до папки. Крім того, повідомлення можна перемістити до смітника під час його зберігання.

ЗБЕРІГАННЯ ПОВІДОМЛЕНЬ У ВКЛАДЦІ «ДОКУМЕНТИ»

Щоб зберегти повідомлення в документообігу:

1. Відкрийте потрібне повідомлення, натиснувши на мітку.
2. Натисніть на кнопку «Скасувати" у заголовку повідомлення.
3. У діалоговому вікні виберіть потрібний тип документа для подачі.
4. Виберіть, чи видаляти повідомлення з папки «Вхідні» після його подання.
5. Закрийте лоток за допомогою кнопки «Виконувати".
6. Система перетворює повідомлення в pdf-документ і створює новий контейнер. У новоствореному контейнері виберіть потрібні папки для подання та введіть ключові слова.
7. У файлі «Праворуч" визначає, кому дозволено читати або редагувати документ.
8. Завершіть процес, зберігши та поширивши документ.

Після завершення процесу подання повідомлення стає доступним для авторизованої групи осіб і може бути завантажене, як і всі інші документи.
Саме подання, а також кожен процес завантаження документуються в журналі обробки, який еквівалентний квитанції про прочитання.

Зберігання електронних листів з Outlook

Якщо обмін даними в проекті здійснюється через Outlook, може виникнути потреба зберігати важливі електронні повідомлення для документації в проекті. Пул даних дає змогу зберігати повідомлення з Outlook у пулі даних за допомогою перетягування. Крім окремих повідомлень, в одному процесі може зберігатися і більша кількість електронних листів.

ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ЛИСТІВ З OUTLOOK

Щоб зберегти повідомлення електронної пошти з Outlook у сфері керування документами, виконайте такі дії:

1. Створіть новий контейнер у вкладці Документи за допомогою кнопки "Масове завантаження... - Документальний документ» і вибрати потрібний диск і уповноважених осіб.
2. В Outlook виберіть усі електронні листи, які потрібно зібрати у вибрану папку. Натиснувши клавішу CTRL, можна зробити множинний вибір в Outlook.
3. Перетягніть вибрані листи з Outlook натиснутою лівою кнопкою миші в щойно створений контейнер у пулі даних і перетягніть листи в поле перетягування.
4. Почніть завантаження за допомогою кнопки "Завантажити файли...". Листи завантажуються в пул даних і зберігаються у вибраних папках, при цьому для кожного листа створюється окремий контейнер.
5. Діалогове вікно підтверджує завантаження повідомлень. З кнопки "Надіслати інфоmail" Повідомлення може бути надіслано уповноваженим особам. Крім того, можна розпочати нове завантаження.

Пересилання повідомлень

Для кожного користувача в пулі даних активується функція пересилання повідомлень. Вхідні повідомлення автоматично пересилаються пулом даних на вказану адресу електронної пошти, тому ви завжди будете отримувати повідомлення у своїй поштовій системі, коли щось відбувається в пулі даних.

Якщо автоматичне пересилання повідомлень не потрібне, цю функцію можна деактивувати через службу підтримки.

КІНЧИК

Коли ви вводите текст за допомогою «Enter» в новий рядок, система вставляє абзац і міжрядковий інтервал становить 1,5 рядка.
Щоб отримати простий міжрядковий інтервал, вам потрібно переключитися на новий рядок за допомогою комбінації клавіш «Shift» і «Enter». При цьому вставляється не абзац, а простий міжрядковий інтервал.

Пересування повідомлень до папок

Вхідні листи можна переміщати в особисті папки або зберігати в документообігу. Структура папок для зберігання в особистій поштовій скриньці не визначена заздалегідь і може бути створена в індивідуальному порядку. Листи можна зберігати в особистих папках безпосередньо з відкритого листа або за допомогою перегляду всіх позначених листів.

ПЕРЕМІЩЕННЯ ПОВІДОМЛЕНЬ У ПАПКИ

Ось як можна перемістити повідомлення до особистої папки.

1. Відкрийте потрібне повідомлення, натиснувши на мітку, або виберіть в поданні кілька повідомлень, які слід перемістити в ту ж папку.
2. Натисніть на кнопку «Перемістити до папки" у нижньому колонтитулі відкритого повідомлення або " у форматі "Вибрані повідомлення - Перемістити в папку" у заголовку перегляду.
3. У діалоговому вікні виберіть одну з наявних основної або підпапок або створіть нову папку та виберіть, чи видаляти повідомлення з папки «Вхідні» після його заповнення
4. Закрийте лоток за допомогою кнопки «Відкласти".

Для зберігання повідомлень передбачено два рівні папок. Всі папки можуть бути вільно визначені і додані в будь-який час, що дає вам можливість структурувати файл так, як вам заманеться.

При натисканні на режим перегляду «Всі повідомлення» відобразяться особисті папки зі збереженими повідомленнями. Усі відправники збережених повідомлень підсумовуються у Хмарі тегів, і при натисканні на запис вибираються та відображаються у вигляді всіх електронних листів цього адресата.

Додавання адреси до адресної книги

Адреси пошти з отриманих або відправлених повідомлень можна легко додати в адресну книгу. Щоб додати адресу до адресної книги, клацніть піктограму адресної книги в папці вхідних повідомлень. Крім того, адресу електронної пошти можна створити у відкритому повідомленні за допомогою кнопки «Додати до адресної книги».

Якщо лист містить кілька адрес електронної пошти, у діалоговому вікні буде запропоновано вибрати одну з адрес електронної пошти для створення запису в адресній книзі. Якщо потрібно перенести кілька адрес електронної пошти з повідомлення в адресну книгу, процес необхідно повторити відповідним чином.

Під час збереження нової адреси система перевіряє, чи не була вже створена запис з такою ж адресою електронної пошти в адресній книзі. Якщо вказана адреса електронної пошти вже існує, новий запис не можна зберегти. Відповідна інформація відображається в діалоговому вікні.