Arbeiten mit Dokumenten

Der Datenpool dient als Plattform für die Erstellung und Verteilung von Dokumenten. Von jedem Benutzer können Dokumente erstellt und bearbeitet sowie Dateianhänge hochgeladen und heruntergeladen werden. Das Bearbeiten ist nur für jene Dokumente möglich, die der Benutzer selbst erstellt hat, es sei denn, das Recht zur Bearbeitung eines Dokuments wurde von einem anderen Benutzer ausdrücklich erteilt. Alle anderen Dokumente können nur im Lesemodus geöffnet werden.

Der Datenpool ist dokumentenecht, das Löschen von Dokumenten ist daher nicht möglich. Dokumente, die nicht mehr relevant sind oder irrtümlich erstellt wurden, müssen ins Archiv verschoben werden.

Neben einfachen Dokumenten gibt es im Datenpool auch qualifizierte Dokumente, die über einen Prüfungs- und Freigabeworkflow verfügen. Erst wenn der Workflow durchlaufen und eine Freigabe erfolgt ist, stehen diese Dokumente für die anderen Anwender zur Verfügung.

Der Datenpool verarbeitet beliebige Dateiformate, in einem Container können bis zu 50 Attachments hochgeladen werden. Die maximale Dateigröße je Attachment beträgt 1 Gigabyte, die maximale Größe pro Container beträgt 2 Gigabyte.