Massenupload von Dateien
Neben dem Upload einzelner Dateien können im Datenpool auch automatisiert Uploads einer größeren Anzahl von Attachments durchgeführt werden.
Dabei werden die ausgewählten Dateien vom System analysiert und zu Gruppen zusammengefasst, wenn sich Dateien mit gleichem Dateinamen in der Auswahl befinden. Für jede der gewählten Dateien wird ein neuer Container erstellt und die definierten Ablageordner sowie die vorgegebene Beschlagwortung übernommen. Als Dokumentbezeichnung wird der Dateiname übernommen.
Gibt es mehrere Dateien mit gleichem Dateinamen und unterschiedlicher Dateiendung, werden diese automatisch in einem Container zusammengefasst.
So führen Sie einen Massenupload im Datenpool durch:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Massenupload“ im Header des Datenpools und wählen Sie einen Dokumenttyp aus.
- Legen Sie die Ablageordner für die neuen Dokumente fest.
- Geben Sie die relevanten Schlagworte ein oder lassen Sie sich die bestehenden Schlagworte durch einen Klick auf den Link „Schlagworte“ anzeigen und wählen Sie die gewünschten Schlagworte aus.
- Wählen Sie im Bereich „Berechtigung“ jene Personen und Gruppen aus, die Zugriff auf die Dokumente erhalten sollen. Alternativ könne sie auch Bearbeitungsrechte oder Vollzugriffrechte auf das Dokument vergeben. Bitte beachten Sie, dass bei Dokumenten und Plänen mit Workflows die Leserechte während des Prüflaufs eingeschränkt sind.
- Ziehen Sie die gewünschten Dateien mittels Drag & Drop aus dem Explorer in das Ablagefeld. Alternativ können Sie auf die Schaltfläche „Auswählen“ klicken und im eingeblendeten Dialogfeld die gewünschten Dateien im Explorer auswählen. Übernehmen Sie die so markierten Dateien aus dem Explorer mit einem Klick auf die Schaltfläche „Öffnen“. Für die Auswahl mehrerer Dateien aus dem Explorer müssen Sie die „Strg“-Taste gedrückt halten.
- Starten sie den Upload durch Klick auf die Schaltfläche „Dateien hochladen“. In der Grafik können Sie den Fortschritt der Uploads mitverfolgen.
Der Massenupload kann nicht in Verbindung mit der Versionierung von Dokumenten oder Plänen verwendet werden. Soll ein bestehendes Dokument versioniert werden, muss die aktuell gültige Version des Dokuments geöffnet werden, um eine neue Version zu erstellen.
Während des Ladevorgangs werden die Dateien vom System geprüft und in Gruppen zusammengefasst, wenn sich Dateien mit gleichem Dateinamen in der Auswahl befinden (ohne Berücksichtigung der Dateiendung). Für jede Gruppe wird nur ein neuer Container erstellt.
Darüber hinaus prüft das System in der Planverwaltung, ob bereits Pläne vorhanden sind, deren Bezeichnung mit einem der neuen Pläne übereinstimmen. Sind keine Pläne mit dem Dateinamen vorhanden, wird ein neuer Container erstellt.
Wird ein Dokument mit übereinstimmender Bezeichnung gefunden, dann prüft das System, ob das Dokument vom Benutzer bearbeitet werden kann und ob eine Datei mit gleicher Dateiendung vorhanden ist. Wurde keine übereinstimmende Dateiendung gefunden, wird die gewählte Datei zum bestehenden Dokument hinzugefügt, wenn der Benutzer das Dokument bearbeiten darf.
Ist bereits eine Datei mit gleicher Dateiendung vorhanden oder darf der Benutzer das Dokument nicht bearbeiten, wird der Ladevorgang abgebrochen und eine entsprechende Statusmeldung ausgegeben.
Werden mehrere Dokumente mit übereinstimmender Bezeichnung gefunden, wird der Ladevorgang sofort abgebrochen und eine entsprechende Statusmeldung ausgegeben.
Im Dialogfeld mit den Statusmeldungen zum Upload kann geprüft werden, ob die ausgewählten Attachments hochgeladen wurden.
Sollen weitere Attachments hochgeladen werden, kann über die Schaltfläche „Weiterer Upload“ sofort eine neue Maske für den Upload geöffnet werden.
Über die Schaltfläche „Infomail versenden“ kann für die hochgeladenen Attachments eine Infomail versendet werden. Das System öffnet ein neues Dialogfeld, in dem die gewünschten Empfänger ausgewählt werden können.
Die Empfänger erhalten je Massenupload nur eine Infomail mit der Liste aller hochgeladenen Attachments. Mit der Infomail kann auch ein individueller Text versendet werden, der dann mit den Containern als Kommentar gespeichert wird.