Масове завантаження файлів
Окрім завантаження окремих файлів, у пулі даних також можна здійснювати автоматичне завантаження більшої кількості вкладень.
Вибрані файли аналізуються системою та об'єднуються в групи, якщо у виборі є файли з однаковим іменем файлу. Для кожного з вибраних файлів створюється новий контейнер і приймаються визначені папки для файлів і вказані ключові слова. Ім'я файлу використовується як ім'я документа.
Якщо є кілька файлів з однаковим іменем і різним розширенням, вони автоматично об'єднуються в контейнер.
Щоб виконати масове з авантаження в пул даних:
- Натисніть на кнопку "Massenupload" у заголовку пулу даних і виберіть тип документа.
- Укажіть папки для зберігання нових документів.
- Введіть відповідні ключові слова або натисніть на існуючі ключові слова, перейшовши за посиланням "Ключові слова" і виберіть потрібні ключові слова.
- У файлі "Право на участь" Виберіть людей і групи, які мають отримати доступ до документів. Крім того, він також може призначити права редагування або повні права доступу до документа. Зверніть увагу, що для документів і планів із робочими процесами права на читання обмежені під час виконання рецензування.
- Перетягніть потрібні файли з провідника в поле зберігання. Крім того, ви можете натиснути кнопку "Вибрати" і виберіть потрібні файли в Провіднику в діалоговому вікні, що з'явилося. Скопіюйте вибрані файли з Провідника, натиснувши на кнопку "Відкритий". Щоб вибрати кілька файлів з Провідника, потрібно затиснути клавішу «Ctrl».
- Запустіть завантаження, натиснувши на кнопку "Завантажити файли". Ви можете слідкувати за ходом завантаження на графіку.
Масове завантаження не можна використовувати разом із версіями документів або планів. Якщо потрібно змінити версії існуючого документа, щоб створити нову версію, необхідно відкрити поточну дійсну версію документа.
У процесі завантаження система перевіряє файли та групує їх, якщо у виборі є файли з однаковим ім'ям файлу (незалежно від розширення файлу). Для кожної групи створюється лише один новий контейнер.
Крім того, система перевіряє в управлінні планами, чи є вже плани, назви яких збігаються з одним з нових планів. Якщо планів з іменем файлу немає, створюється новий контейнер.
При виявленні документа з таким же ім'ям система перевіряє, чи може документ бути відредагований користувачем і чи є файл з таким же розширенням файлу. Якщо не знайдено відповідного розширення файлу, вибраний файл додається до існуючого документа, якщо користувачеві дозволено редагувати документ.
Якщо файл з таким же розширенням вже існує або якщо користувачеві не дозволено редагувати документ, процес завантаження припиняється і відображається відповідне повідомлення про статус.
При виявленні декількох документів з однаковим ім'ям процес завантаження негайно припиняється і видається відповідне повідомлення про статус.
У діалоговому вікні з повідомленнями про статус завантаження можна перевірити, чи були завантажені вибрані вкладення. Якщо потрібно завантажити додаткові вкладення, нову маску для завантаження можна відкрити негайно за допомогою кнопки «Подальше завантаження».
Кнопка «Надіслати інфомейл» може бути використана для надсилання інфолиста для завантажених вкладень. Система відкриє нове діалогове вікно, в якому можна вибрати потрібних одержувачів.
Одержувачі отримують лише одну інфо-пошту зі списком усіх завантажених вкладень за одне масове завантаження. За допомогою infomail також можна надіслати індивідуальний текст, який потім зберігається як коментар разом із контейнерами.