Hromadné nahrávání souborů
Kromě nahrávání jednotlivých souborů lze v datovém fondu provádět také automatické nahrávání většího počtu příloh.
Vybrané soubory jsou systémem analyzovány a sloučeny do skupin, pokud jsou ve výběru soubory se stejným názvem souboru. Pro každý z vybraných souborů se vytvoří nový kontejner a převezmou se definované složky pro soubory a zadaná klíčová slova. Jako název do-kumentu se použije název souboru.
Pokud existuje několik souborů se stejným názvem a různou příponou souboru, automaticky se sloučí do kontejneru.
Hromadné nahrání do datového fondu:
- Klikněte na tlačítko "Massenupload" v záhlaví datového fondu a vyberte typ dokumentu.
- Určete složky pro ukládání nových dokumentů.
- Zadejte relevantní klíčová slova nebo klikněte na stávající klíčová slova kliknutím na odkaz "Klíčová slova" a vyberte klíčová slova, která chcete.
- V dialogovém okně "Způsobilost" Vyberte osoby a skupiny, které mají mít přístup k dokumentům. Alternativně by také mohl dokumentu přiřadit práva k úpravám nebo plná přístupová práva. Vezměte prosím na vědomí, že u dokumentů a plánů s pra-covními postupy jsou práva ke čtení během běhu kontroly omezena.
- Přetáhněte požadované soubory z Průzkumníka do pole úložiště. Případně můžete kliknout na tlačítko "Vybrat" a v dialogovém okně, které se zobrazí, vyberte požadované soubory v Průzkumníku. Zkopírujte vybrané soubory z Průzkumníka kliknutím na ikonu "Otevřeno". Chcete-li vybrat více souborů z Průzkumníka, musíte podržet klávesu "Ctrl".
- Nahrávání spustíte kliknutím na tlačítko "Nahrát soubory". Průběh nahrávání můžete sledovat v grafice.
Hromadné nahrávání nelze použít ve spojení s verzováním dokumentů nebo plánů. Pokud má být existující dokument verzován, musí být otevřena aktuálně platná verze dokumentu, aby se vytvořila nová verze.
Během procesu načítání systém zkontroluje soubory a seskupí je, pokud jsou ve výběru soubory se stejným názvem souboru (bez ohledu na příponu souboru). Pro každou skupinu se vytvoří jenom jeden nový kontejner.
Kromě toho systém ve správě plánů kontroluje, zda již neexistují plány, jejichž názvy se shodují s jedním z nových plánů. Pokud neexistují žádné plány s názvem souboru, vytvoří se nový kontejner.
Pokud je nalezen dokument se stejným názvem, systém zkontroluje, zda dokument může uživatel upravovat a zda existuje soubor se stejnou příponou souboru. Pokud není nalezena žádná odpovídající přípona souboru, je vybraný soubor přidán do existujícího dokumentu, pokud má uživatel povoleno dokument upravovat.
Pokud již existuje soubor se stejnou příponou nebo pokud uživatel nemá povoleno dokument upravovat, proces načítání se přeruší a zobrazí se odpovídající stavová zpráva. Pokud je nalezeno několik dokumentů se stejným názvem, proces načítání se okamžitě přeruší a vydá se odpovídající stavová zpráva.
V dialogovém okně se stavovými zprávami o nahrávání můžete zkontrolovat, zda byly vybrané přílohy nahrány.
Pokud je třeba nahrát další přílohy, lze pomocí tlačítka "Další nahrávání" okamžitě otevřít novou masku pro nahrávání.
Tlačítko "Odeslat infomail" lze použít k odeslání infomailu k nahraným přílohám. Systém otevře nové dialogové okno, ve kterém lze vybrat požadované příjemce.
Příjemci obdrží pouze jeden infomail se seznamem všech nahraných příloh na jedno hromadné nahrání. Pomocí infomailu lze také odeslat individuální text, který je pak uložen jako komentář s kontejnery.