Pohledy, složky a štítky

V levém sloupci okna prohlížeče jsou navigační prvky pro zobrazení různých pohledů a také složky pro ukládání a klíčová slova.

Když vyberete jedno ze zobrazení v Navigátoru, zobrazí se odpovídající dokumenty v datové oblasti vpravo.

• Všechny dokumenty:
  • V zobrazení jsou zobrazeny všechny dokumenty, ke kterým má uživatel oprávnění ke čtení
• Vlastní doklady:
  • V zobrazení jsou uvedeny všechny dokumenty vytvořené uživate-lem
• Workflow Dokumente:
  • Zobrazení poskytuje přehled o všech dokumentech s pracovním postupem, které jsou aktuálně kontrolovány a ke kterým má uži-vatel oprávnění ke čtení.
• Otevřené podmíněné sdílení:
  • Zobrazení zobrazuje všechny dokumenty, které byly po-dmíněně uvolněny, ale ještě nebyly revidovány tvůrcem.
• Archivované dokumenty:
  • v zobrazení se zobrazí všechny dokumenty, které byly přesunuty do archivu.
• Následná opatření:
  • V zobrazení jsou zobrazeny všechny aktivní následné kroky uži-vatele.
• Přehled Ke stažení:
  • V zobrazení jsou zobrazeny všechny dokumenty s informacemi o stažení

Dokumenty náhledu lze dále filtrovat pomocí složek pro ukládání a klíčových slov. Struktura složek ve správě dokumentů a správě plánů může být organizována až do hloubky 15 úrovní a počet složek pro ukládání není omezen.

Nastavení šířky okna

Pokud je pole pro zobrazení složek pro ukládání příliš úzké, lze jej zvětšit myší. Chcete-li to provést, přesuňte ukazatel myši k pravému okraji pole, dokud se nezobrazí dvojitá šipka. Nyní podržte levé tlačítko myši a přetáhněte pole doprava, dokud nedosáhnete požadované velikosti.

Alternativně lze šířku okna definovat také v osobním profilu, nastavená hodnota se projeví při příštím přihlášení a v budoucnu bude výchozím nastavením.

Kapka

Kliknutím na složku pro ukládání se zobrazí pouze ty dokumenty, které jsou k této složce přiřazeny, bez ohledu na to, ve které z podsložek jsou umístěny.
To vám umožní vyhledávat dokumenty ve složce, aniž byste věděli, která z podsložek obsa-huje dokumenty, které hledáte.

Podrobnosti o tom, jak vyhledávat dokumenty, včetně kartotékačních složek, naleznete v kapitole "4.

SPROPITNÉ

Chcete-li otevřít složku pro archivaci, ve které již nejsou filtrovány dokumenty, klikněte na čtvereček se znaménkem plus nalevo od složky pro archivaci. Otevře se úroveň složky a zobrazí se složky pod ní.

Jako třetí prvek pro filtrování dat jsou v Tag Data Pool k dispozici mraky s klíčovými slovy . V závislosti na četnosti používaných výrazů se v Tag Cloudu zobrazují v různých velikostech. Pokud umístíte ukazatel myši na termín, aniž byste na něj klikli, zobrazí se také počet dostupných dokumentů.

Kromě veřejných klíčových slov má každý uživatel přístup k oblaku tagů s osobními klíčovými slovy – takzvaným post-itům .
Tato funkce vám dává možnost přiřadit osobní klíčová slova k libovolnému dokumentu, aby bylo možné strukturovat relevantní dokumenty. Osobní klíčová slova nejsou viditelná pro ostatní uživatele v systému.

Podrobnosti o tom, jak vyhledávat dokumenty včetně klíčových slov, naleznete v kapitole "4.