Ansichten, Ablageordner und Schlagwörter

In der linken Spalte des Browser-Fensters sind die Navigationselemente für die Anzeige der verschiedenen Ansichten sowie die Ablageordner und Schlagwörter angeordnet.

Mit der Auswahl einer der Ansichten im Navigator werden die zugehörigen Dokumente im Datenbereich rechts angezeigt.

• Alle Dokumente:
  • die Ansicht zeigt alle Dokumente, auf die der Benutzer Leseberechtigung hat
• Eigene Dokumente:
  • in der Ansicht werden alle Dokumente gelistet, die vom Benutzer erstellt wurden
• Workflow Dokumente:
  • die Ansicht gibt einen Überblick über alle Dokumente mit Workflow, die sich gerade in Prüfung befinden und auf die der Benutzer Leseberechtigung hat.
• Offene bedingte Freigaben:
  • Die Ansicht zeigt alle Dokumente, die bedingt freigegeben, aber vom Ersteller noch nicht überarbeitet wurden.
• Archivierte Dokumente:
  • die Ansicht zeigt alle Dokumente, die in das Archiv verschoben wurden.
• Wiedervorlagen:
  • in der Ansicht werden alle aktiven Wiedervorlagen des Benutzers angezeigt.
• Übersicht Downloads:
  • die Ansicht zeigt alle Dokumente mit Download-Informationen

Über die Ablageordner und Schlagwörter können die Dokumente einer Ansicht weiter gefiltert werden. Die Struktur der Ordner im Dokumentenmanagement und in der Planverwaltung kann bis zu 15 Ebenen tief organisiert werden, die Anzahl der Ablageordner ist nicht beschränkt.

Fensterbreite einstellen

Wird das Feld für die Anzeige der Ablageordner zu schmal, kann es mit der Maus vergrößert werden. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf den rechten Rand des Feldes, bis ein Doppelpfeil angezeigt wird. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Feld nach rechts auf, bis die erforderliche Größe erreicht ist.

Alternativ dazu kann die Fensterbreite auch im persönlichen Profil definiert werden, der eingestellte Wert wird mit dem nächsten Login wirksam und gilt in Zukunft als Standardeinstellung.

Ablageordner

Durch einen Klick auf einen Ablageordner werden nur mehr jene Dokumente angezeigt, die diesem Ordner zugeordnet sind, egal in welchem der Unterordner sie sich befinden. Damit haben Sie die Möglichkeit, in einem Ordner nach Dokumenten zu suchen, ohne zu wissen, in welchem der Unterordner sich die gesuchten Dokumente befinden.

Details zur Suche von Dokumenten unter Einbeziehung der Ablageordner finden Sie im Kapitel „4. Suche nach Dokumenten“.

TIPP

Um einen Ablageordner zu öffnen, ohne dass die Dokumente bereits gefiltert werden, klicken Sie mit der Maus auf das Quadrat mit dem Pluszeichen links neben dem Ablageordner. Die Ordnerebene wird geöffnet und die darunterliegenden Ordner angezeigt.

Als drittes Element für die Filterung von Daten stehen Ihnen im Datenpool Tag Clouds mit Schlagworten zur Verfügung. Je nach Häufigkeit der verwendeten Begriffe, werden diese in der Tag Cloud in verschiedener Größe angezeigt. Wird der Mauszeiger ohne Klick auf einen Begriff geführt, wird zusätzlich die Anzahl der verfügbaren Dokumente angezeigt.
Neben den öffentlichen Schlagworten steht jedem User eine Tag Cloud mit persönlichen Schlagworten – sogenannte Post-it - zur Verfügung. Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebigen Dokumenten persönliche Schlagworte zuzuordnen, um relevante Dokumente zu strukturieren. Die persönlichen Schlagworte sind für andere User im System nicht sichtbar.

Details zur Suche von Dokumenten unter Einbeziehung von Schlagworten finden Sie im Kapitel „4. Suche nach Dokumenten“.