Робота з робочими процесами
Робочі процеси дають можливість вказати цикл розгляду та затвердження документів. Крім необхідних кроків перевірки та відповідальних осіб, у робочому процесі також може зберігатися період, протягом якого має відбутися перевірка або затвердження.
Якщо нові документи мають бути розглянуті або затверджені, відповідальний екзаменатор інформується системою електронною поштою. Крім того, доступний окремий вигляд, який надає детальний огляд всіх документів, я кі на даний момент знаходяться на розгляді.
У поданні «Документи документообігу» або «Плани робочих процесів» відображаються всі документи або плани, які в даний момент знаходяться на розгляді або очікують конфігурації. На основі збережених періодів система розраховує, скільки днів ще є для розгляду або затвердження окремих документів. Дні, що залишилися до тестування або схвалення, відображаються у вигляді системи світлофорів і можуть бути вибрані клацанням миші.
Щоб переглянути документи з відкритим робочим процесом, виконайте такі дії:
- Натисніть на кнопку «Workflow Dokumente», щоб переглянути всі документи, які на даний момент знаходяться на розгляді. Щоб переглянути всі аркуші, які знаходяться на розгляді, натисніть кнопку «Плани робочих процесів“.
- Нати сніть на світлофор у лівій частині Навігатора, щоб побачити потрібні робочі процеси. Натиснувши на червоний сигнал світлофора, відобразяться всі документи, термін розгляду яких вже минув. Жовтий сигнал світлофора вказує на ті документи, які вже знаходяться на рівні попереднього попередження, а натискання на зелене світлофор повертає всі документи, які ще знаходяться в межах звичайного терміну розгляду.
- Відкрийте потрібний документ, натиснувши на мітку, щоб переглянути деталі робочого процесу або провести перевірку.
Крім назв документів, в режимі перегляду також різними кольорами відображаються дні часу перевірки. Негативні цифри зеленого та жовтого кольорів позначають час, що залишився до кінця періоду перевірки, позитивні цифри червоним кольором вказують на кількість днів, на які вже перевищено термін перевірки.
У правій колонці перелічено екзаменаторів, які мають виконати наступний етап іспиту. Таким чином можна в найкоротші терміни визначити, які особи можуть бути відповідальними за затримку розгляду документів.
Якщо фаза робочого процесу була відфільтрована за допомогою функції світлофора, цей фільтр необхідно знову видалити, перш ніж можна буде виконати фільтрацію для іншої фази.
Фільтр можна видалити, натиснувши на хрестик праворуч від фільтра.
Хмара тегів «Рецензент робочих процесів» у лівій частині Навігатора також може використовуватися для вибору окремих рецензентів, щоб отримати огляд стану відкритих робочих процесів цього рецензента.