Adressbuch

Der Datenpool stellt ein einfaches Adressbuch zur Verfügung, das einen Überblick über alle beteiligten Personen im Projekt gibt und die wichtigsten Kontaktdaten zur Verfügung stellt. Alle Personen mit einem eigenen Account sind automatisch im Adressbuch gelistet, jeder Anwender hat darüber hinaus die Möglichkeit, weitere Adressen zum Adressbuch hinzuzufügen. Das Recht zur Erstellung von neuen Adressen und Adressgruppen kann von der Projektleitung eingeschränkt werden.

Folgende Funktionen stehen im Adressbuch zur Verfügung:

• Neue Adresse erstellen:
  • Über diese Schaltfläche kann eine neue Adresse erstellt werden, wenn Sie über die erforderlichen Rechte verfügen.
• Adressliste exportieren:
  • Die Funktion bietet die Möglichkeit, alle Adressen als Microsoft Excel Datei zu exportieren. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der Download der Adressliste gestartet.
• Suche:
  • Über das Suchfeld kann nach beliebigen Namen oder Bezeichnungen gesucht werden. Mit einem „*“ als Platzhalter wird auch nach Wortteilen gesucht. Alle Adressen, die den gesuchten Begriff beinhalten, werden im Ergebnis angezeigt.
• E-Mail:
  • Durch Klick auf eine e-Mail Adresse wird ein neues E-Mail erstellt und die gewählte Adresse als Empfänger eingetragen.
• Adresseintrag bearbeiten :
  • Durch Klick auf das Symbol kann die Adresse zur Bearbeitung geöffnet werden. Sie können auch Adressen bearbeiten, die von anderen Anwendern erstellt wurden.
• Adresseintrag löschen:
  • Durch Klick auf das Symbol kann die Adresse gelöscht werden. Sie können nur jene Adressen löschen, die Sie selbst erstellt haben.
• Datenpoolteilnehmer:
  • Alle Personen, die als Projektbeteiligte einen Account im Datenpool besitzen, werden durch ein blaues Symbol am linken Rand der Ansicht markiert. Die Einträge der Datenpoolteilnehmer können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
• Persönlicher Kontakt:
  • Adresseinträge, die als persönlicher Kontakt markiert wurden, werden durch ein grünes Symbol am linken Rand der Ansicht markiert.
• Neue Gruppe erstellen:
  • Im Register „Gruppen“ kann eine neue Adressgruppe erstellt werden, wenn Sie die erforderlichen Rechte besitzen. Neu erstellte Adressgruppen können nur für die Versendung von E-Mails verwendetet und stehen nicht als Berechtigungsgruppen für Dokumente zur Verfügung.

Die Adressen werden vom System nach dem Familiennamen sortiert. Durch Klick auf die Bezeichnungen im Header des Adressbereichs kann alternativ nach Firma, Gewerk oder Funktion sortiert werden, um die gewünschte Person schneller zu finden.