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Neue Adressgruppe hinzufügen

Das Register „Gruppen“ gibt einen Überblick über alle Personengruppen, die im aktuellen Projekt zur Verfügung stehen. Dabei wird zwischen Berechtigungsgruppen und Adressgruppen unterschieden. Während Adressgruppen nur für die Versendung von E-Mails verwendet werden können, wird über Berechtigungsgruppen, die nur von der Administration angelegt werden können, auch der Zugriff auf Dokumente gesteuert.

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ADRESSGRUPPE ZUM ADRESSBUCH HINZUFÜGEN

So fügen sie eine Adresse zum Adressbuch hinzu:

  1. Wechseln Sie ins Register „Adressbuch“ und klicken Sie auf das Unterregister „Gruppen“. Über die Schaltfläche „Neue Gruppe erstellen“ kann dort eine Adressgruppe für die Verwendung im Mailverkehr angelegt werden.
  2. Geben Sie im Dialogfeld den Gruppennamen ein. Eine kurze Beschreibung der Gruppe kann im Feld „Notizen“ ergänzt werden.
  3. Bestätigen Sie die Eingabe durch Klick auf die Schaltfläche „Speichern“. Die neue Gruppe wird gespeichert und zum Adressbuch hinzugefügt.
  4. Öffnen Sie die Gruppe und klicken Sie auf das Plus der Spaltenbezeichnung „Mitgliedsname“, um eine Person zur Gruppe hinzuzufügen.
  5. Wählen Sie in der Liste aller Projektteilnehmer jene Personen aus, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten. Mit gedrückter „Steuerungs-Taste“ können mehrere Einträge ausgewählt werden.
  6. Schließen Sie die Auswahl durch Klick auf die Schaltfläche „OK“ ab, die ausgewählten Personen werden in die Gruppe übernommen.
Dialogfeld für die Anlage einer neuen Adressgruppe:​

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Die Personen einer Adressgruppe können nachträglich bearbeitet bzw. ergänzt werden. Zur Bearbeitung einer Adressgruppe ist das Icon „Gruppe bearbeiten“ im Header der Gruppe anwählen, im nächsten Schritt können Personen hinzugefügt oder gelöscht werden.
Wird die Adressgruppe nicht mehr benötigt, kann sie durch Anwahl des Icons „Gruppe entfernen“ gelöscht werden.

TIPP

Um eine neue Nachricht an alle Personen einer Gruppe zu schreiben, können Sie im Header der Gruppe auf das Icon „Nachricht an Gruppe versenden“ klicken. Das System erstellt eine neue Nachricht in Ihrer Mailbox und fügt die gewählte Gruppe als Empfänger hinzu.