Vytváření dokumentů a plánů pomocí Workflow
V závislosti na konfiguraci mohou být dokumenty a plány vybaveny různými pracovními postupy kontroly a schvalování. Počet úrovní schvalování je předdefinován v systému a může se lišit v závislosti na typu dokumentu. Kromě toho mohou být vyšetřovací kroky prováděny paralelně nebo sériově a mohou být prováděny vyhrazenou osobou nebo alternativně několika osobami.
Vytvoření dokumentu nebo plánu pomocí pracovního postupu:
- Vytvořte nový dokument nebo plán pomocí tlačítka "Vytvořit...", vyplňte složky pro podání a nahrajte požadované přílohy.
- Otevření podokna "Způsobilost" a vyberte lidi a skupiny, kterým chcete po schválení dokumentu udělit přístup. Volitelně můžete také vybrat osoby a skupiny jako "Autori-zovaní redaktoři", kterému by měla být udělena práva k úpravám dokumentu před zahájením pracovního postupu.
- V dialogovém okně "Pracovní postup" Můžete zkontrolovat zadané kontrolní kroky. V závislosti na konfiguraci je také možné upravit kontrolní kroky.
- Jednotlivé kameny můžete změnit otevřením výběrového pole nebo v případě potřeby jednotlivé kameny zakázat. Změna kontrolních kroků je možná pouze v případě, že je tato funkce nakonfigurována pro aktuální pracovní postup.
- Spusťte pracovní postup kliknutím na tlačítko "Uložit a předat ke kontrole"když jsou všechny vstupy v dokumentu dokončeny. Potvrďte výzvu zabezpečení v dialogovém okně a spusťte pracovní postup. Jakmile je dokument předán k recenzi, tvůrce již v něm nemůže provádět změny. V zobrazení se zobrazuje aktuální stav auditu a po najetí myší na stav auditu se v in-formačním poli zobrazí podrobnosti o pracovním postupu.
Dokumenty s pracovním postupem, které jsou recenzovány, mohou prohlížet a upravovat pouze recenzenti. Teprve po uvolnění jsou dokumenty zpřístupněny těm účastníkům pro-jektu, kteří jsou registrováni pod oprávněním ke čtení.
Pokud byly v dokumentu s pracovním postupem definovány předdefinované čtečky, mohou dokument zobrazit také během kontrolního běhu.