Erstellen von Dokumenten und Plänen mit Workflow
Je nach Konfiguration können Dokumente und Pläne mit unterschiedlichen Prüfungs- und Freigabeworkflow ausgestattet sein. Die Anzahl der Freigabestufen wird im System vordefiniert und kann je nach Dokumenttyp variieren. Darüber hinaus können die Prüfungsschritte parallel oder seriell erfolgen und von einer dezidierten Person oder alternativ von mehreren Personen durchgeführt werden.
So erstellen Sie ein Dokument bzw. einen Plan mit Workflow:
- Erstellen Sie ein neues Dokument bzw. einen neuen Plan über die Schaltfläche „Er-stelle …“, befüllen Sie die Ablageordner und laden Sie die erforderlichen Attachments hoch.
- Öffnen Sie den Bereich „Berechtigung“ und wählen Sie jene Personen und Gruppen aus, die nach erfolgter Freigabe Zugriff auf das Dokument erhalten sollen. Optional können Sie auch Personen und Gruppen als „Berechtigte Bearbeiter“ auswählen, die vor dem Start des Workflows Bearbeitungsrechte auf das Dokument erhalten sollen.
- Im Abschnitt „Workflow“ können Sie die angegebenen Prüfschritte kontrollieren. Je nach Konfiguration ist es auch möglich, die Prüfschritte anzupassen.
- Ändern Sie einzelne Prüfer durch Öffnen des Auswahlfeldes oder deaktivieren Sie einzelne Prüfschritte, falls erforderlich. Die Änderung von Prüfschritten ist nur dann möglich, wenn diese Funktion für den aktuellen Workflow konfiguriert wurde.
- Starten Sie den Workflow durch Klick auf die Schaltfläche „Speichern & zur Prü-fung weiterleiten“, wenn alle Eingaben im Dokument abgeschlossen sind. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage im Dialogfeld, um den Workflow zu starten.
Wurde das Dokument zur Prüfung weitergeleitet, sind für den Ersteller keine Änderungen am Dokument mehr möglich. In der Ansicht wird der aktuelle Prüfstatus angezeigt, wenn Sie die Maus über den Prüfstatus bewegen, werden die Details zum Workflow in einer Infobox angezeigt.
Dokumente mit Workflow, die sich in Prüfung befinden, können nur von den Prüfern eingesehen und bearbeitet werden. Erst nach erfolgter Freigabe der Dokumente, werden sie jenen Projektteilnehmer zugänglich gemacht, die unter der Leseberechtigung eingetragen sind.
Wurden in einem Dokument mit Workflow vorgegebene Leser definiert, so können diese das Dokument auch bereits während des Prüfungslaufs einsehen.