Workflows mit bedingter Freigabe
Die bedingte Freigabe von Plänen gibt dem Prüfer die Möglichkeit, mit der Freigabe eine Änderung im Plan zu verknüpfen, die vom Ersteller eingearbeitet werden muss. Diese Bedingung kann in Form eines Textes, einer Skizze, als Anmerkung im Plan oder mit einer beliebigen Anlage erstellt und im Prüfschritt direkt erfasst werden. Neben der schnelleren Bearbeitung hat diese Form der Freigabe vor allem den Vorteil, dass der Fachplaner die eingearbeiteten Änderungen nicht noch einmal prüfen muss.
Der Workflow im Datenpool ist für die bedingte Freigabe vorbereitet und stellt alternierend zwei verschiedene Plantypen für den Ablauf des Freigabeprozesses zur Verfügung: Wird nach einer bedingten Freigabe aus dem bestehenden Plan eine neue Version erstellt, enthält dieser neue Plan in der nächsten Version keinen Workflow - der Plan wurde ja bereits freigegeben. Die neue Version des Plans mit den eingearbeiteten Änderungen muss vom Ersteller nur mehr hochgeladen werden und steht nach dem Speichern den ausgewählten Lesern sofort als freigegebener Plan zur Verfügung.
Erst wenn wieder eine neue Version des Plans erstellt werden muss, steht wieder ein Workflow für die Prüfung und Freigabe zur Verfügung.
Die Leseberechtigung für die ausgewählten Leser kann im System vorkonfiguriert werden. Als Standard wird im System eingestellt, dass auch bedingt freigegebene Pläne gelesen werden können. Um zu vermeiden, dass irrtümlich bedingt freigegebene Pläne verwendet werden, wird vom System ein Wasserzeichen mit dem Hinweis „Bedingt freigegeben“ eingedruckt.
Der gesamte Prüflauf des Workflows mit bedingter Freigabe ist erst abgeschlossen, wenn die überarbeiteten Pläne vom Ersteller hochgeladen wurden. Mit dem Speichern der neuen Version erhalten die Leser Zugriff auf den überarbeiteten Plan, der nun auch alle Änderungen laut bedingter Freigabe enthält.