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Grundlagen

Mit der Definition von Workflows kann der gesamte Prüfungs- und Freigabelauf für Doku-mente und Pläne festgelegt werden, wobei ein Workflow immer einem bestimmten Dokument oder Plan zugeordnet ist. Mit der Prüfung und Freigabe von Dokumenten und Plänen kann sich auch die Leseberechtigung ändern. Dokumente, die sich in Prüfung befinden, können nur von den Prüfern und den Vorgabelesern gelesen werden. Mit der Freigabe wird das Dokument bzw. der Plan für alle ausgewählten Leser sichtbar.
Wurde das Dokument bzw. der Plan abgelehnt, erhält der Ersteller eine Information vom System. Die Änderungen müssen vom Ersteller eingearbeitet und der Workflow neu gestartet werden.

Für jeden Prüfschritt kann ein Prüfzeitraum hinterlegt werden, der für die Prüfung zur Verfügung steht. In der Ansicht „Workflow Dokumente“ bzw. „Workflow Pläne“ werden alle offenen Workflows in Form eines Ampelsystems angezeigt, welches Aufschluss über die verbleibende Prüfzeit gibt.

Grundsätzlich werden zwei Arten von Workflows unterschieden: Beim seriellen Workflow erfolgen die Prüfschritte nacheinander in einer festgelegten Reihenfolge. Jedem einzelnen Prüfer steht daher der festgelegte Prüfzeitraum zur Verfügung.
Beim parallelen Workflow erhalten alle Prüfer gleichzeitig die Aufforderung, das Dokument bzw. den Plan zu prüfen. Die Reihenfolge der Prüfer ist beliebig, der festgelegte Prüfzeitraum gilt für alle Prüfer gemeinsam.

Workflow seriell​

Workflow parallel​

Neben der Standardfreigabe kann für Workflows auch eine bedingte Freigabe definiert werden. Dabei hat der Prüfer die Möglichkeit, im Zuge der Prüfung Bedingungen vorzuschreiben, unter deren Einhaltung das Dokument oder der Plan freigegeben sind. Der Ersteller des Dokuments bzw. des Plans hat diese Bedingungen einzuarbeiten und die geänderte Version dann im System hochzuladen.

Standart Freigabe​

Bedingte Freigabe​

ACHTUNG

Wurde ein Plan mit bedingter Freigabe geprüft und freigegeben, muss der Plan nach Einarbeitung der Änderungen im System hochgeladen werden, sonst steht er dem Projektteam nicht zur Verfügung. Der aktualisierte Plan durchläuft dabei keinen Workflow mehr, da er ja bereits freigegeben wurde.

Workflows können mit der Versionierung zu einer integrierten Funktion kombiniert werden. Zur Erstellung einer neuen Version muss das freigegebene Dokument geöffnet und die Versionierung über die Schaltfläche „Neue Version“ gestartet werden. Der Ablauf entspricht den in Kapitel „6. Versionierung“ beschriebenen Schritten, anstelle des Checkins wird das fertige Dokument zur Prüfung weitergeleitet und durchläuft damit den definierten Workflow.