Suche nach Schlagworten
Um Dokumente mit einem bestimmten Schlagwort anzuzeigen, ist das betreffende Schlagwort in der Tag Cloud mit einem Klick anzuwählen. Die zugehörigen Dokumente werden im Datenbereich angezeigt, im Header wird der aktuelle Filter mitgeführt.
Ist das Suchergebnis noch zu groß, können weitere Selektionskriterien wie Ablageordner, Volltextsuche oder Filter nach Datum und Personen ausgewählt und beliebig miteinander kombiniert werden. Die Liste der verwendeten Filter wird im Header angezeigt, einzelne Filter können dort wieder entfernt werden, wenn sie nicht mehr aktuell sind. Mit der Auswahl eines Ablageordners werden alle bestehenden Filter gelöscht, daher sollte die Suche nach Dokumenten oder Plänen immer mit der Auswahl des Ablageordners beginnen.
Alternativ zur Tag Cloud können die Schlagworte durch einen Klick auf die Schaltfläche am unteren Rand auch als Liste angezeigt werden. Die Tag Cloud zeigt die 30 am häufigsten verwendeten Begriffe, unter der Option „Alle“ können sämtliche Schlagworte eingeblendet werden, die dann in einem eigenen Dialogfeld angezeigt werden.
Neben den öffentlichen Schlagworten steht jedem User eine Tag Cloud mit persönlichen Post-it zur Verfügung. Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebigen Dokumenten persönliche Schlagworte zuzuordnen, um relevante Dokumente zu strukturieren. Die persönlichen Schlagworte sind für andere Benutzer im System nicht sichtbar.
Auch die Schlagworte in den Tag Clouds werden beim Setzen eines Filters gefiltert, es werden also nur mehr jene Schlagworte angezeigt, die auch in der gefilterten Teilmenge der Dokumente vorkommen.
Die Auswahl eines weiteren Schlagwortes aus der Tag Cloud verfeinert das Suchergebnis wiederum um eine Stufe.