Ukládání e-mailů z Outlooku

Pokud je komunikace v projektu řešena přes Outlook, může být nutné ukládat důležité e-maily pro dokumentaci v projektu. Datový fond nabízí možnost ukládat zprávy z Outlooku do datového fondu pomocí přetažení. Kromě jednotlivých zpráv může být v jednom procesu uloženo i větší množství e-mailů.

UKLÁDÁNÍ E-MAILŮ Z OUTLOOKU

Ukládání e-mailů z aplikace Outlook ve správě dokumentů:

1. Vytvořte nový kontejner na kartě Dokumenty pomocí "MassenUpload... - Doku-ment" a vyberte požadovanou jednotku a oprávněné osoby.
2. V Outlooku vyberte všechny e-maily, které chcete dát dohromady ve vybrané složce. Stisknutím klávesy CTRL můžete v Outlooku provést vícenásobný výběr.
3. Přetáhněte vybrané e-maily z Outlooku se stisknutým levým tlačítkem myši do nově vytvořeného kontejneru v datovém fondu a vložte e-maily do pole drag & drop.
4. Začněte nahrávat pomocí tlačítka "Nahrát soubory...". E-maily se nahrávají do dato-vého fondu a ukládají se do vybraných složek, přičemž pro každou poštu se vytvoří samostatný kontejner.
5. Dialogové okno potvrdí nahrání zpráv. Z tlačítka "Odeslat informační e-mail" Zpráva může být odeslána oprávněným osobám. Alternativně lze zahájit nové nahrávání.