Ukládání zpráv na kartě Dokumenty
V průběhu komunikace s externími osobami může být nutné zpřístupnit důležité zprávy ostatním uživatelům datového fondu. V tomto případě mohou být příchozí zprávy uloženy ve správě dokumentů nebo správě plánů a distribuovány dalším uživatelům. V průběhu archivace je zpráva převedena do souboru PDF, aby si ji mohli později stáhnout ostatní uživatelé.
Uložené zprávy se ukládají do zobrazení se zeleným pruhem a lze je smazat nebo přesunout do složky. Alternativně lze zprávu také přesunout do koše, zatímco je archivována.
Ukládání zpráv ve správě dokumentů:
- Otevřete požadovanou zprávu kliknutím na štítek.
- Klikněte na tlačítko "Odhodit" v záhlaví zprávy.
- V dialogovém okně vyberte požadovaný typ dokumentu, který chcete zařadit.
- Zvolte, zda chcete zprávu po zařazení odebrat ze složky Doručená pošta.
- Zavřete zásobník pomocí tlačítka "Splnit".
- Systém převede zprávu do dokumentu PDF a vytvoří nový kontejner. V nově vytvořeném kontejneru vyberte požadované složky pro soubory a zadejte klíčové slovo.
- V dialogovém okně "Vpravo" určuje, kdo smí dokument číst nebo upravovat.
- Dokončete proces uložením a distribucí dokumentu.
Po ukončení procesu podání je zpráva k dispozici oprávněné skupině osob a lze ji stáhnout jako všechny ostatní dokumenty.
Samotné podání, stejně jako každý proces stahování, jsou zdokumentovány v protokolu zpracování, který je ekvivalentní potvrzení o přečtení.