Nachrichten im Register Dokumente ablegen
Im Zuge der Kommunikation mit externen Personen kann es erforderlich sein, wichtige Nachrichten anderen Datenpool-Anwendern zur Verfügung zu stellen.
Für diesem Fall können eingegangene Nachrichten im Dokumentenmanagement oder in der Planverwaltung abgelegt und an andere Anwender verteilen werden. Im Zuge der Ablage wird die Nachricht in eine pdf-Datei umgewandelt, damit sie später von anderen Anwendern heruntergeladen werden kann.
Abgelegte Nachrichten werden in der Ansicht mit einem grünen Balken hinterlegt und können gelöscht oder in einen Ordner verschoben werden. Alternativ kann die Nachricht auch während dem Ablegen in den Papierkorb verschoben werden.
So legen Sie Nachrichten im Dokumentenmanagement ab:
- Öffnen Sie die gewünschte Nachricht durch Klick auf die Bezeichnung.
- Klicken Sie auf die Funktion „Ablegen“ in der Kopfzeile der Nachricht.
- Wählen Sie im Dialogfeld den gewünschten Dokumententyp für die Ablage aus.
- Legen Sie fest, ob die Nachricht nach der Ablage aus dem Posteingang entfernt werden soll.
- Schließen Sie die Ablage über die Schaltfläche „Durchführen“ ab.
- Das System wandelt die Nachricht in ein pdf-Dokument um und erstellt einen neuen Container. Wählen Sie im neu erstellten Container die gewünschten Ablageordner aus und geben Sie die Beschlagwortung ein.
- Legen Sie im Abschnitt „Berechtigung“ fest, wer das Dokument lesen oder bearbeiten darf.
- Schließen Sie den Vorgang mit dem Speichern und Verteilen des Dokuments ab.
Nach Abschluss des Ablagevorgangs steht die Nachricht dem berechtigten Personenkreis zur Verfügung und kann, wie alle anderen Dokumente heruntergeladen werden.
Die Ablage selbst sowie jeder Download-Vorgang werden im Bearbeitungsprotokoll dokumentiert, was einer Lesebestätigung gleichkommt.