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E-Mails aus dem Outlook ablegen

Wird die Kommunikation im Projekt über Outlook abgewickelt, kann es erforderlich sein, wichtige e-Mails zur Dokumentation im Projekt abzulegen. Der Datenpool bietet dafür die Möglichkeit, Nachrichten aus dem Outlook mittels Drag & Drop im Datenpool abzulegen. Neben einzelnen Nachrichten kann auch eine größere Anzahl von Mails in einem Vorgang abgelegt werden.

E-MAILS AUS DEM OUTLOOK ABLEGEN

So legen Sie e-Mails aus dem Outlook im Dokumentenmanagement ab:

  1. Erstellen Sie einen neuen Container im Register Dokumente über die Schaltfläche „MassenUpload… - Dokument“ und wählen Sie die gewünschte Ablage und die berechtigten Personen aus.
  2. Markieren Sie im Outlook alle e-Mails, die sie gemeinsam im ausgewählten Ordner ablegen möchten. Durch Drücken der STRG-Taste können Sie im Outlook eine Mehrfachauswahl vornehmen.
  3. Ziehen Sie die markierten Mails aus dem Outlook mit gedrückter linker Maustaste in den neu erstellten Container im Datenpool und legen Sie die Mails im Drag & Drop-Feld ab.
  4. Starten Sie den Upload über die Schaltfläche „Dateien hochladen …“. Die Mails werden im Datenpool hochgeladen und in den gewählten Ordnern abgelegt, wobei für jedes Mail ein eigener Container erstellt wird.
  5. Im Dialogfeld wird der Upload der Nachrichten bestätigt. Über die Schaltfläche „Infomail versenden“ kann an die berechtigten Personen eine Nachricht versendet werden. Alternativ kann ein neuer Upload gestartet werden.