Schlagworte setzen
Mit dieser Funktion kann die Beschlagwortung für alle markierten Dokumente und Pläne geändert oder ergänzt werden. Die Änderung kann nur für Container durchgeführt werden, für die Bearbeitungsrechte bestehen und die sich nicht im Prüflauf eines Workflows befinden. Nach Abschluss des Prüfworkflows steht die Funktion wieder zur Verfügung.
So ändern Sie die Beschlagwortung für markierte Container:
- Markieren Sie die Container, für die Sie die Beschlagwortung ändern möchten, durch einen Klick auf das Kontrollkästchen links neben der Bezeichnung. Die Selektion der Container kann auch durch eine Suchfunktion erfolgen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausgewählte Dokumente …“ und dann auf den Unterpunkt „Schlagworte setzen“.
- In einem Dialogfeld können nun die gewünschten Schlagworte aus der Liste ausgewählt bzw. neue Schlagworte hinzugefügt werden. Im nächsten Schritt ist festzulegen, ob die Schlagworte hinzugefügt, ersetzt oder entfernt werden sollen.
- Legen Sie im Dialogfeld fest, ob die gewählten Schlagworte hinzugefügt oder bestehende Schlagworte ersetzt oder gelöscht werden sollen.
- Starten Sie die Umstellung der Beschlagwortung durch Klick auf die Schaltfläche „Durchführen“.
Neben dem Hinzufügen von neuen Schlagworten können mit der Option „ersetzen“ alle bestehenden Schlagworte durch die ausgewählten Begriffe ersetzt werden. Über die Option „entfernen“ werden die ausgewählten Schlagworte aus den markierten Containern gelöscht.
Nach erfolgter Änderung der Berechtigung wird die Umstellung in einer Statusmeldung im Header der Ansicht bestätigt und auf Container hingewiesen, die nicht umgestellt werden konnten.
Die Beschlagwortung kann nur für jene Dokumente geändert werden, die vom Benutzer bearbeitet werden dürfen. Nach erfolgter Änderung der Schlagworte wird die Umstellung in einer Statusmeldung bestätigt.