Container per Mail weiterleiten
Für die Kommunikation mit externen Personen ohne Zugang zum Datenpool steht eine spezielle Funktion zur Verfügung, die auch eine Versendung von sehr großen Dateien ermöglicht. Dabei wird an die externe Person nur ein Link versendet, über den die gewählte Datei dann heruntergeladen werden kann.
Über die Funktion „Ausgewählte Dokumente – Per Mail weiterleiten“ können die Attachments mehrerer Container gleichzeitig an externe Personen versendet werden.
So versenden Sie die Attachments mehrerer Container an externe Personen:
- Markieren Sie jene Dokumente in der Ansicht, die an eine externe Person versendet werden sollen, durch einen Klick auf das Kontrollkästchen links neben der Bezeichnung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausgewählte Dokumente - Per Mail weiterleiten“ in der Funktionsleiste und wählen Sie die Option „mit oder ohne Kommentare“. Im System wird eine neue E-Mail erstellt, die im Textbereich bereits die Links aller Attachments der ausgewählten Dokumente enthält. Sollen nicht alle Links versendet werden, können diese im Textbereich markiert und gelöscht werden.
- Geben Sie die Empfängeradresse, und ggf. zusätzlichen Text im E-Mail ein.
- Fügen Sie ggf. weitere Attachments durch Klick auf die Schaltfläche „Datei anhängen“ hinzu.
- Versenden Sie das E-Mail durch Klick auf die Schaltfläche „Senden“.
Mit dem Versenden des E-Mails werden die Attachments der markierten Container in einen speziellen Download-Bereich außerhalb der Projektdatenbank kopiert, wo sie für einen Monat zum Download zur Verfügung stehen.
Nach dieser Zeit werden die Daten aus dem Downloadbereich gelöscht und sind für die externen Personen nicht mehr verfügbar.