Редагування документів

Документи без документообігу можуть бути відредаговані творцем у будь-який час, а права редагування також можуть бути призначені третім особам у розділі авторизації. Документи з робочим процесом можна редагувати лише до тих пір, поки робочий процес ще не запущено. Крім самих вкладених файлів, можна також змінити ім'я документа, папки для документів або дозвіл.

Якщо робочий процес уже запущено, документ більше не може бути змінений творцем, а права на редагування має лише активний рецензент. Усі зміни детально документуються в журналі обробки, що дає всім користувачам впевненість у тому, що файли, які були завантажені та перевірені за допомогою робочого процесу, пізніше будуть відтворені без змін, таким чином створюючи узгоджену документацію.

Документи з робочим процесом не можна видалити після завершення рецензування. Якщо загальні документи більше не актуальні, їх необхідно перемістити в архів за допомогою функції «Архів». Документи з завершеним робочим процесом можуть архівувати лише творець і редактори з повним контролем. Якщо також потрібні права архівації, вони можуть бути призначені конкретним особам адміністратором системи.

РЕДАГУВАТИ ДОКУМЕНТИ

Щоб відредагувати наявні документи в пулі даних:

1. Знайдіть документ, який потрібно змінити, у поданні за допомогою папок для документів і функцій пошуку.
2. Відкрийте документ, натиснувши на мітку.
3. Натисніть кнопку «Редагувати“.
4. Внесіть потрібні зміни.
5. Збережіть зміни, натиснувши кнопку «Рятувати" або "Зберегти та закрити" або "Збереження та надсилання infomail“. Зміна завершена.

У наявному документі можна редагувати такі елементи:

• Найменування
• Крапля
• Крилаті слова
• Вкладення
• Розділ дозволів
• Нотатки

Зміни в документ може вносити тільки творець. Якщо документ також мають редагувати інші люди, їх слід вводити як авторизованих редакторів або як редакторів з повним доступом. На відміну від авторизованих редакторів, тут також є можливість змінювати авторизацію та створювати нові версії з повними правами доступу.

УВАГА

Відповідні зміни в документі фіксуються в журналі обробки і можуть бути переглянуті всіма користувачами. Крім збереження документа, в журнал редагування записуються зміни авторизації та вкладень файлів.
При видаленні вкладених файлів вони переміщуються в кошик, а в журналі обробки створюється відповідний запис з посиланням на видалений файл. Це гарантує неможливість будь-яких маніпуляцій.