Створення нової нотатки
Примітка або файлова примітка — це спеціальний документ, який дозволяє легко спілкуватися в межах проекту. На відміну від пошти, яка використовується для зв'язку із зовнішніми людьми, замітка використовується для спілкування з членами команди проекту.
На відміну від усіх інших документів, примітка має текстове поле, яке дозволяє вводити текст безпосередньо і, таким чином, дозволяє легко документувати факти або завдання. За допомогою функції «Зберегти та надіслати Infomail» файлова примітка розповсюджується серед обраних одержувачів і таким чином офіційно доставляється, що також документується в протоколі обробки.
Залежно від конфігурації, примітка до файлу також може включати розділ для завантаження файлів, які потім доступні для завантаження.
Файлова нотатка є правильним вибором для спілкування в команді проекту, оскільки вона дає багато переваг у порівнянні з електронною поштою. Це означає, що файл нотатки може бути створений і збережений відразу в документообігу, є тільки один оригінал, а відповідні одержувачі вводяться через авторизацію і повідомляються по електронній пошті. Всі дії документуються в протоколі обробки і призводять до чіткого відстеження процесів навіть через тривалий час.
Електронна пошта в основному використовується для зв'язку із зовнішніми особами, які не мають доступу до пулу даних. Детальну інформацію про те, як зберігати важливі електронні листи, можна знайти в розділі «7.