Neue Notiz erstellen
Die Notiz bzw. Aktennotiz ist ein spezielles Dokument, das eine einfache Kommunikation im Projekt ermöglicht. Im Gegensatz zum Mail, das für die Kommunikation mit externen Personen dient, wird die Notiz verwendet, um mit den Mitgliedern des Projektteams zu kommunizieren.
Im Gegensatz zu allen anderen Dokumenten verfügt die Notiz über ein Textfeld, das eine direkte Eingabe von Text erlaubt und damit eine einfache Dokumentation von Sachverhalten oder Aufgaben ermöglicht. Mit der Funktion „Speichern und Infomail senden“ wird die Aktennotiz an die gewählten Empfänger verteilt und damit offiziell zugestellt, was auch im Bearbeitungsprotokoll dokumentiert wird.
Je nach Konfiguration kann die Aktennotiz auch einen Abschnitt zum Hochladen von Dateien beinhalten, die dann für den Download zur Verfügung stehen.
Für die Kommunikation im Projektteam ist die Aktennotiz die richtige Wahl, da sie im Vergleich zum E-Mail viele Vorteile bietet. So kann die Aktennotiz sofort im Dokumentenmanagement erstellt und abgelegt werden, es gibt nur ein Original und über die Berechtigung werden die relevanten Empfänger eingetragen und per Infomail benachrichtigt. Alle Aktivitäten werden im Bearbeitungsprotokoll dokumentiert und ergeben auch nach langer Zeit eine eindeutige Nachvollziehbarkeit der Vorgänge.
Das E-Mail dient vor allem der Kommunikation mit externen Personen, die über keinen Zugang zum Datenpool verfügen. Details zum Ablegen von wichtigen E-Mails finden Sie im Kapitel „7. Arbeiten mit Mails“.