Verteilen von Dokumenten

Jedes neue Dokument kann bei der Erstellung an die berechtigten Leser verteilt werden, um auf neue Informationen oder Änderungen aufmerksam zu machen. Darüber hinaus können Dokumente auch zu einem späteren Zeitpunkt verteilt werden, wobei die Empfänger jeweils individuell ausgewählt werden können.

DOKUMENTE VERTEILEN

So verteilen Sie Dokumente per Infomail an Personen im Datenpool:

1. Suchen Sie das Dokument, welches per Infomail verteilt werden soll in der Ansicht mit Hilfe der Ablageordner und Suchfunktionen.
2. Öffnen Sie das Dokument durch einen Klick auf die Bezeichnung.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Infomail erstellen“.
4. Wählen Sie im Dialogfeld alle Personen oder Gruppen aus, an die das Infomail gesendet werden soll. Mit Klick auf die Namen der Personen oder Gruppen werden diese zur Auswahl hinzugefügt. Für die Auswahl aller Personen oder Gruppen klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle Personen auswählen“ bzw. „Alle Gruppen auswählen“.
5. Wählen Sie bei Bedarf durch Anklicken der Checkbox eine Kurznachricht aus.
6. Geben Sie bei Bedarf im Textfeld eine Nachricht ein, die mit dem Infomail versendet werden soll. Als Standard wird diese Nachricht beim Versenden als Kommentar im Container angelegt.
7. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die eingegebene Nachricht nicht als Kommentar im Container gespeichert werden soll.
8. Schließen Sie die Eingabe durch einen Klick auf die Schaltfläche „Senden“ oder „Senden & Schließen“ ab. Das Infomail mit dem erfassten Text wird an die gewählten Personen versendet und der Vorgang im Bearbeitungsprotokoll dokumentiert.

Die Funktion des Verteilens steht für alle Dokumente und Pläne zur Verfügung, egal ob Sie das Dokument selbst erstellt haben oder ob Sie nur zum Lesen berechtigt sind. Mit der Auswahl der gewünschten Personen können Sie individuell festlegen, welche Personen aktiv per Infomail informiert werden und welche Personen nur Leserechte bekommen.