Bearbeiten von Dokumenten
Dokumente ohne Workflow können vom Ersteller jederzeit bearbeitet werden, darüber hinaus können Bearbeitungsrechte im Berechtigungsabschnitt auch an dritte Personen vergeben werden. Dokumente mit Workflow können nur bearbeitet werden, solange der Workflow noch nicht gestartet wurde. Neben den Dateianhängen selbst kann auch die Bezeichnung des Dokuments, die Ablageordner oder die Berechtigung geändert werden.
Wurde der Workflow bereits gestartet, kann das Dokument vom Ersteller nicht mehr geändert werden, Bearbeitungsrechte hat dann nur mehr der aktive Prüfer. Alle Änderungen werden im Bearbeitungsprotokoll detailliert dokumentiert, das gibt allen Anwendern die Sicherheit, dass einmal hochgeladene und über den Workflow geprüfte Dateien auch später noch unverfälscht wiedergegeben werden und damit eine durchgängige Dokumentation entsteht.
Dokumente mit Workflow können nach Abschluss der Prüfung nicht gelöscht werden. Sind freigegebene Dokumente nicht mehr relevant, müssen sie über die Funktion „Archivieren“ ins Archiv verschoben werden. Dokumente mit abgeschlossenem Workflow können grundsätzlich nur vom Ersteller und von Bearbeitern mit Vollzugriff archiviert werden. Sind darüber hinaus Archivierungsrechte erforderlich, können diese vom Systemadministrator für bestimmte Personen vergeben werden.
So bearbeiten Sie bestehende Dokumente im Datenpool:
- Suchen Sie das Dokument, welches geändert werden soll in der Ansicht mit Hilfe der Ablageordner und Suchfunktionen.
- Öffnen Sie das Dokument durch einen Klick auf die Bezeichnung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
- Speichern Sie die Änderungen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Speichern“ bzw. „Speichern & Schließen“ oder „Speichern & Infomail senden“. Die Änderung ist abgeschlossen.
In einem bestehenden Dokument können folgende Positionen bearbeitet werden:
- Bezeichnung
- Ablageordner
- Schlagworte
- Dateianhänge
- Berechtigungsabschnitt
- Notizen
Änderungen in einem Dokument können grundsätzlich nur vom Ersteller vorgenommen werden. Soll das Dokument auch von anderen Personen bearbeitet werden, müssen diese als berechtigte Bearbeiter oder als Bearbeiter mit Vollzugriff eingetragen werden. Im Gegensatz zu berechtigten Bearbeitern ist mit Vollzugriffsrechten auch die Änderung der Berechtigung und die Erstellung von neuen Versionen möglich.
Relevante Änderung in einem Dokument werden im Bearbeitungsprotokoll dokumentiert und können von allen Anwendern eingesehen werden. Neben dem Speichern des Dokuments werden vor allem Änderungen bei der Berechtigung und bei den Dateianhängen im Bearbeitungsprotokoll festgehalten.
Beim Löschen von Dateianhängen werden diese in den Papierkorb verschoben, im Bearbeitungsprotokoll wird ein entsprechender Eintrag mit dem Link zur gelöschten Datei erstellt. Damit ist sichergestellt, dass keine Manipulationen möglich sind.
