Dokumente und Pläne extern versenden
Für die Kommunikation mit externen Personen ohne Zugang zum Datenpool steht eine spezielle Funktion zur Verfügung, die auch eine Versendung von sehr großen Dateien ermöglicht. Dabei wird an die externe Person nur ein Link versendet, über den die gewählte Datei dann heruntergeladen werden kann. Einzelne Attachments können damit bis zu 1 Gigabyte groß sein, die gesamte Dateigröße aller Dateien ist nicht beschränkt.
Der versendete Link für den Download der Dateien ist für einen Monat gültig, nach dieser Zeit werden die Daten aus dem Downloadbereich gelöscht und sind für die externen Personen nicht mehr verfügbar. Die versendeten Links sind nicht personalisiert und können von jedem Empfänger der Mail genutzt werden, auch wenn die Mail weitergeleitet wurde.
Einzelne Dokumente und Pläne extern versenden
Wenn Sie einzelne Attachments aus einem Container an eine externe Person versenden möchten, die keinen Zugang zum Datenpool hat, öffnen Sie den gewünschten Container, um die Funktion zu starten.
So versenden Sie einzelne Dateien per Link an externe Personen:
- Öffnen Sie den Container, dessen Inhalt an eine externe Person versendet werden soll durch einen Klick auf die Bezeichnung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Per Mail weiterleiten“ am oberen Rand des Containers. Legen Sie im nächsten Schritt fest, ob die bestehenden Kommentare mit dem Mail versendet werden sollen. Im System wird eine neue E-Mail erstellt, die im Textbereich bereits die Links für den Download der Attachments und die Kommentare enthält, wenn die Option ausgewählt wurde. Sollen nicht alle Links versendet werden, können diese im Textbereich markiert und gelöscht werden.
- Geben Sie die Empfängeradresse, und ggf. zusätzlichen Text im E-Mail ein.
- Fügen Sie ggf. weitere Attachments von Ihrem Explorer durch Klick auf die Schaltfläche „Datei anhängen“ hinzu. Diese Attachments werden als angehängte Dateien mit dem Mail versendet.
- Versenden Sie das E-Mail durch Klick auf die Schaltfläche „Senden“.
Mit dem Versenden des E-Mails werden die zugehörigen Attachments vom System in einen eigenen Downloadbereich verschoben, wo sie für einen Monat zum Download vorgehalten werden. Bei sehr großen Dateien kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen, im E-Mail wird auf diesen Umstand in einem Infotext hingewiesen.
Der Empfänger kann über die Links im E-Mail direkt den Download der Dateien starten. Eine Eingabe von Login oder Passwort ist nicht erforderlich. Für die Größe einzelner Dateien gibt es dabei eine Beschränkung von maximal 1 Gigabyte.
Mehrere Dokumente und Pläne extern versenden
Für die Versendung von mehreren Dokumenten und Plänen an externe Personen steht eine eigene Funktion zur Verfügung, mit der Sie Attachments aus verschiedenen Containern gemeinsam versenden können. Weil nicht die Attachments selbst, sondern nur ein Download-Link versendet wird, können auch sehr große Dateien an externe Personen versendet werden.
So versenden Sie Attachments aus mehreren Containern an externe Personen:
- Markieren Sie jene Container in der Ansicht, die an eine externe Person versendet werden sollen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausgewählte Dokumente - Per Mail weiterleiten“ in der Funktionsleiste der Ansicht. Legen Sie im nächsten Schritt fest, ob die bestehenden Kommentare mit dem Mail versendet werden sollen. Im System wird eine neue E-Mail erstellt, die im Textbereich die Links aller Attachments der ausgewählten Container enthält. Sollen nicht alle Links versendet werden, können diese im Textbereich markiert und gelöscht werden.
- Geben Sie die Empfängeradresse, und ggf. zusätzlichen Text im E-Mail ein.
- Fügen Sie ggf. weitere Attachments von Ihrem Explorer durch Klick auf die Schaltfläche „Datei anhängen“ hinzu. Diese Attachments werden normal als angehängte Dateien mit dem Mail versendet.
- Versenden Sie das E-Mail durch Klick auf die Schaltfläche „Senden“.
Mit dem Versenden des E-Mails werden die zugehörigen Attachments vom System in einen eigenen Downloadbereich verschoben, wo sie für einen Monat zum Download vorgehalten werden. Bei sehr großen Dateien kann dieser Vorgang einige Minuten in Anspruch nehmen, im E-Mail wird auf diesen Umstand in einem Infotext hingewiesen.
Der Empfänger kann über die Links im E-Mail direkt den Download der Dateien starten. Eine Eingabe von Login oder Passwort ist nicht erforderlich. Für die Größe einzelner Dateien gibt es dabei eine Beschränkung von maximal 1 Gigabyte.