Odesílání dokumentů a plánů externě
Pro komunikaci s externími osobami bez přístupu k datovému fondu je k dispozici speciální funkce, která umožňuje odesílání i velmi velkých souborů. Externí osobě je zaslán pouze odkaz, který lze poté použít ke stažení vybraného souboru. Jednotlivé přílohy mohou mít velikost až 1 gigabajt a celková velikost všech souborů není omezena.
Zaslaný odkaz pro stažení souborů je platný po dobu jednoho měsíce, po uplynutí této doby budou data z oblasti stahování vymazána a již nebudou k dispozici externím osobám. Odeslané odkazy nejsou personalizované a může je použít kterýkoli příjemce e-mailu, a to i v případě, že byl e-mail přeposlán.
Odesílání jednotlivých dokumentů a plánů externě
Pokud chcete odeslat jednotlivé přílohy z kontejneru externí osobě, která nemá přístup k da-tovému fondu, otevřete požadovaný kontejner a spusťte funkci.
Odeslání jednotlivých souborů externím osobám prostřednictvím odkazu:
- Kliknutím na štítek otevřete kontejner, jehož obsah má být odeslán externí osobě.
- Klikněte na tlačítko "Přeposlat poštou" v horní části nádoby. V dalším kroku určete, zda mají být s e-mailem odeslány stávající komentáře. V systému se vytvoří nový e-mail, který již obsahuje odkazy na stažení příloh a komentáře v textové oblasti, pokud byla tato možnost vybrána. Pokud nechcete odesílat všechny odkazy, můžete je označit a smazat v textové oblasti.
- Zadejte adresu příjemce a případný další text v e-mailu.
- V případě potřeby přidejte další přílohy z vašeho průzkumníka kliknutím na "Přiložit soubor". Tyto přílohy se posílají jako přiložené soubory s poštou.
- Odešlete e-mail kliknutím na tlačítko "Poslat“.
Po odeslání e-mailu jsou přidružené přílohy přesunuty systémem do samostatné oblasti pro stahování, kde jsou uchovávány ke stažení po dobu jednoho měsíce. U velmi velkých souborů může tento proces trvat několik minut a na tuto okolnost je upozorněno v infor-mačním textu v e-mailu.
Příjemce může začít stahovat soubory přímo prostřednictvím odkazů v e-mailu. Není nutné zadávat přihlašovací jméno ani heslo. Maximální limit pro velikost jednotlivých souborů je 1 gigabajt.
Odesílání více dokumentů a plánů externě
Pro odeslání více dokumentů a plánů externím osobám je k dispozici samostatná funkce, pomocí které můžete odesílat přílohy z různých kontejnerů společně. Vzhledem k tomu, že se neodesílají samotné přílohy, ale pouze odkaz ke stažení, lze externím osobám odeslat i velmi velké soubory.
Odeslání engagerů z více kontejnerů externím osobám:
- Vyberte ty kontejnery v zobrazení, které mají být odeslány externí osobě.
- Klikněte na tlačítko "Vybrané dokumenty - Přeposlat poštou" na panelu nástrojů pohledu. V dalším kroku určete, zda mají být s e-mailem odeslány stávající komentáře. V systému se vytvoří nový e-mail, který v textové oblasti obsahuje odkazy na všechny přílohy vybraných kontejnerů. Pokud nechcete odesílat všechny odkazy, můžete je označit a smazat v textové oblasti.
- Zadejte adresu příjemce a případný další text v e-mailu.
- V případě potřeby přidejte další přílohy z vašeho průzkumníka kliknutím na "Přiložit soubor". Tyto přílohy se obvykle posílají jako přiložené soubory k poště.
- Odešlete e-mail kliknutím na tlačítko "Poslat“.
Po odeslání e-mailu jsou přidružené přílohy přesunuty systémem do samostatné oblasti pro stahování, kde jsou uchovávány ke stažení po dobu jednoho měsíce. U velmi velkých souborů může tento proces trvat několik minut a na tuto okolnost je upozorněno v infor-mačním textu v e-mailu.
Příjemce může začít stahovat soubory přímo prostřednictvím odkazů v e-mailu. Není nutné zadávat přihlašovací jméno ani heslo. Maximální limit pro velikost jednotlivých souborů je 1 gigabajt.