Distribuce dokumentů

Každý nový dokument může být v době vytvoření distribuován oprávněným čtenářům, aby upozornil na nové informace nebo změny. Kromě toho mohou být dokumenty distribuovány i později, přičemž příjemci mohou být vybráni individuálně.

DISTRIBUCE DOKUMENTŮ

Distribuce dokumentů osobám v datovém fondu prostřednictvím infomailu:

1. Vyhledejte dokument, který má být distribuován Infomailem, v zobrazení pomocí složek pro ukládání a vyhledávacích funkcí.
2. Otevřete dokument kliknutím na štítek.
3. Klikněte na tlačítko "Vytvořit informační e-mail“.
4. V dialogovém okně vyberte všechny osoby nebo skupiny, kterým chcete infomail odeslat. Kliknutím na jména osob nebo skupin se přidají do výběru. Chcete-li vybrat všechny osoby nebo skupiny, klikněte na ikonu "Vybrat všechny osoby" nebo "Vybrat všechny skupiny“.
5. V případě potřeby vyberte krátkou zprávu kliknutím na zaškrtávací políčko.
6. V případě potřeby zadejte zprávu do textového pole, které má být odesláno s Infomailem. Ve výchozím nastavení je tato zpráva vytvořena jako komentář v kontejneru při odeslání.
7. Zrušte zaškrtnutí políčka, pokud nechcete, aby byla zadaná zpráva uložena jako komentář v kontejneru.
8. Zavřete vstup kliknutím na tlačítko "Poslat" nebo "Odeslat a zavřít" Pryč. Infomail se zachyceným textem je odeslán vybraným osobám a proces je zdokumentován v protokolu zpracování.

Funkce distribuce je k dispozici pro všechny dokumenty a plány bez ohledu na to, zda jste dokument vytvořili sami, nebo jste oprávněni jej pouze číst. Výběrem požadovaných osob můžete individuálně určit, které osoby jsou infomailem aktivně informovány a které osoby obdrží pouze práva ke čtení.