Розповсюдження документів

Кожен новий документ може бути поширений серед читачів, які мають право на участь, під час створення, щоб привернути увагу до нової інформації або змін. Крім того, документи також можуть бути поширені пізніше, при цьому одержувачі можуть бути обрані індивідуально.

РОЗПОВСЮДЖУЙТЕ ДОКУМЕНТИ

Щоб розповсюдити документи серед користувачів пулу даних через infomail:

1. Знайдіть документ, який буде розповсюджуватися за допомогою Infomail, у поданні за допомогою папок із файлами та функцій пошуку.
2. Відкрийте документ, натиснувши на мітку.
3. Натисніть кнопку «Створити Infomail“.
4. У діалоговому вікні виберіть усіх користувачів або групи, яким потрібно надіслати інфоповідомлення. Натиснувши на назви людей або груп, вони додаються до вибору. Щоб вибрати всіх осіб або групи, натисніть на кнопку «Вибрати всіх осіб" або "Вибрати всі групи“.
5. Якщо потрібно, виберіть коротке повідомлення, натиснувши на пункт.
6. Якщо необхідно, введіть повідомлення в текстове поле, яке буде надіслано за допомогою Infomail. За замовчуванням це повідомлення створюється як коментар у контейнері під час його надсилання.
7. Зніміть прапорець, якщо ви не хочете, щоб введене повідомлення зберігалося як коментар у контейнері.
8. Закрийте вхід, натиснувши кнопку «Надіслати" або "Надіслати та закрити" Вимкнено. Інфолист із захопленим текстом надсилається обраним особам, а процес документується в журналі обробки.

Функція розподілу доступна для всіх документів і планів, незалежно від того, чи створили ви документ самостійно або ви тільки уповноважені його читати. Вибравши потрібних осіб, ви можете індивідуально визначити, які особи активно інформуються за допомогою infomail, а які особи отримують лише права на читання.