Vytvoření nové poznámky
Poznámka nebo spisová poznámka je speciální dokument, který umožňuje snadnou komunikaci v rámci projektu. Na rozdíl od pošty, která se používá ke komunikaci s externími osobami, se poznámka používá ke komunikaci se členy projektového týmu.
Na rozdíl od všech ostatních dokumentů má poznámka textové pole, které umožňuje přímé zadávání textu a umožňuje tak snadnou dokumentaci skutečností nebo úkolů. Pomocí funkce "Uložit a odeslat Infomail" je poznámka o souboru rozeslána vybraným příjemcům a tím oficiálně doručena, což je také zdokumentováno v protokolu o zpracování.
V závislosti na konfiguraci může poznámka k souboru obsahovat také část pro nahrávání souborů, které jsou pak k dispozici ke stažení.
Spisová poznámka je tou správnou volbou pro komunikaci v projektovém týmu, protože nabízí mnoho výhod ve srovnání s e-mailem. To znamená, že spisová poznámka může být okamžitě vytvořena a uložena ve správě dokumentů, existuje pouze jeden originál a příslušní příjemci jsou zadáváni prostřednictvím autorizace a informováni infomailem. Všechny činnosti jsou dokumentovány ve zpracovatelském protokolu a výsledkem je jasná sledovatel-nost procesů i po dlouhé době.
E-mail slouží především ke komunikaci s externími osobami, které nemají přístup do datového fondu. Podrobnosti o tom, jak ukládat důležité e-maily, naleznete v kapitole "7.